Die Führung eines erfolgreichen gemeinnützigen Unternehmens erfordert ein solides Verständnis der standort- und organisationsspezifischen Rechnungslegungsvorschriften. Der Aufbau eines gemeinnützigen Buchhaltungssystems, das die lokalen Anforderungen erfüllt, ist eine Möglichkeit, diese einzuhalten. Eine gründliche und ethische Buchführung der Finanzaktivitäten erhöht auch die Genauigkeit und Rechtmäßigkeit der Buchhaltung ohne Erwerbszweck.
Non-Profit-Organisationen müssen keine Steuerbefreiung beantragen, können aber die Mittel für organisatorische Ziele erhöhen. Ausnahmebedingungen sind regionalspezifisch und sollten für zusätzliche Informationen konsultiert werden. Die Erlangung des Gemeinnützigkeitsstatus bedeutet beispielsweise keine staatliche Steuerbefreiung in den USA.
Non-Profit-Buchhaltungsabteilungen sollten sich bewusst sein, dass die Buchführungsverfahren je nach geografischem Standort variieren. Viele US-Firmen verwenden die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze, während viele internationale Unternehmen die International Financial Reporting Standards verwenden. Die Steueranforderungen variieren auch je nach Region.
Es kann hilfreich sein, jemanden mit buchhalterischem Hintergrund bei den Mitarbeitern zu halten, wenn Sie ein Buchhaltungssystem einrichten oder Steuern einreichen, aber Organisationen, die diesen Luxus nicht haben, können in Betracht ziehen, Selbstschulungen durchzuführen oder externe Hilfe zu engagieren. Für diejenigen, die erforderliche Formulare selbst ausfüllen möchten, bieten die lokalen Steuerbehörden häufig Tutorials zu Formularen und Verfahren an. Zertifizierte Wirtschaftsprüfer können auch viele Informationen über Richtlinien und Verfahren bereitstellen.
Für eine erfolgreiche Buchführung ist eine gute Buchführung erforderlich. Es kann hilfreich sein, Statuten, Organisationsrichtlinien und Steuervorschriften für den Finanzmanager zugänglich zu machen. Einige Buchhaltungssoftwareprogramme warnen Benutzer, wenn ihnen Informationen fehlen, aber für diejenigen, die ohne Software arbeiten, kann eine Checkliste mit Anforderungen die Mitarbeiter über die Verfahrensanforderungen informieren.
Die Kenntnis spezifischer steuerlicher Anforderungen hilft Organisationen auch, unterstützende Buchhaltungssysteme zu erstellen. Beispielsweise müssen gemeinnützige Unternehmen in den USA jedes Steuerjahr einen Bericht mit dem entsprechenden 990-Formular einreichen. Der erforderliche Bericht enthält eine Bilanz ähnlich einer Bilanz, eine Aufstellung der Aktivitäten ähnlich einer Gewinn- und Verlustrechnung und eine Kapitalflussrechnung. Die 990 verlangt Informationen über Zeitpläne, Sacheinlagen, steuerbefreite Anleihen und Gehälter von Führungskräften. Ein nicht gewinnorientiertes Buchhaltungssystem in den USA könnte daher um die in diesen spezifischen Steuerdokumenten erforderlichen Informationen herum modelliert werden, um die Einreichungsverfahren zu vereinfachen.
Ein wesentlicher Unterschied in den Rechnungslegungsverfahren zwischen gewinnorientierten und gemeinnützigen Unternehmen besteht in der Kategorisierung von Ausgaben und Einnahmen. Steuerbefreite Einnahmen werden oft nach Art der Unterstützung kategorisiert, da die Finanzierung ohne Erwerbszweck aus einer Vielzahl von Quellen stammen kann. Gemeinnützige Ausgaben an bestimmten Standorten müssen ebenfalls gekennzeichnet werden, um sicherzustellen, dass die Organisationsausgaben die gesammelten Einnahmen angemessen verwenden.
Finanzmanagement-Software kann auch gemeinnützige Buchhaltungsabteilungen unterstützen. Softwarepakete, die für die Buchhaltung ohne Erwerbszweck geeignet sind, unterscheiden sich geringfügig von der Software, die in gemeinnützigen Unternehmen verwendet wird. Beispielsweise bietet eine nicht gewinnorientierte Buchhaltungssoftware die Möglichkeit, Ausgaben mit mehreren Labels zu klassifizieren und Einnahmen und deren Anforderungen zu trennen.