Die Planung einer Geschäftskonferenz geschieht nicht über Nacht. Es gibt Veranstaltungsorte zum Buchen, Sponsoren zum Sammeln und Redner zum Mitmachen. Es gibt auch kleine Details, wie zum Beispiel, wo die Teilnehmer in der Stadt übernachten, welche Mahlzeiten angeboten werden und eine ganze Reihe anderer Dinge, die angegangen werden müssen, wenn die Konferenz ein Erfolg werden soll. Wenn Sie sich mit der Konferenzplanung befassen, sollten Sie Folgendes beachten.
Gehen Sie zunächst niemals davon aus, dass Sie alle Details selbst erledigen können. Tatsächlich ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie ohne Hilfe keine vollständige Liste aller Dinge erstellen können, die arrangiert werden müssen. Aus diesem Grund sollte Ihre erste Aufgabe als Konferenzplaner darin bestehen, einen Planungsausschuss zusammenzustellen. Normalerweise reicht eine Gruppe von fünf bis sechs Personen aus, um eine jährliche Konferenz mit XNUMX bis XNUMX Teilnehmern zusammenzustellen. Das Komitee als Ganzes wird viel eher alle Grundlagen abdecken und es ermöglichen, alle wichtigen Aspekte des Treffens frühzeitig zu behandeln.
Neben der Zusammenstellung Ihres Komitees ist es äußerst wichtig, so schnell wie möglich mit den Vorbereitungen zu beginnen. Es spielt wirklich keine Rolle, ob die Geschäftskonferenz acht Monate entfernt ist. Experten für Konferenzplanung beginnen oft zehn bis elf Monate im Voraus mit der Arbeit an einer bevorstehenden Veranstaltung. Als Vorteil haben Sie mehr Zeit, um die Preise an verschiedenen Konferenzorten zu vergleichen, bessere Hotelpreise für die Teilnehmer zu ermitteln und auszuhandeln, und haben auch mehr Zeit, die richtigen Referenten für die Veranstaltung zu finden.
Stellen Sie sicher, dass jedes Mitglied des Ausschusses bestimmte Aufgaben zu erfüllen hat. Jede Aufgabe sollte priorisiert werden und einen Liefertermin haben. Die Konferenzplanung beinhaltet oft das Anordnen von Aufgaben in einer logischen Reihenfolge, sodass Aktionselemente, die erledigt werden müssen, bevor andere Elemente behandelt werden, rechtzeitig abgeschlossen werden. Da jedes Mitglied des Ausschusses für eine bestimmte Reihe von Punkten verantwortlich ist, die vor der nächsten Sitzung erledigt werden müssen, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, mit Aufgaben überhäuft zu werden, je näher die Termine für die Veranstaltung rücken.
Erhalten Sie Zusagen immer schriftlich. Sie möchten eine schriftliche Bestätigung des Hotels, dass Ihre Teilnehmer während der Teilnahme an der Veranstaltung einen bestimmten Tagessatz erhalten. Erhalten Sie auch dokumentierte und detaillierte Informationen darüber, was das Hotel an Konferenzräumen und Versammlungsräumen für Reden, Abendessen und Kurse während der Konferenz zur Verfügung stellt. Dasselbe gilt für spezielle Flug- oder Bahntarife, die Sie für die Teilnehmer sichern. Dies gibt Ihnen nicht nur Sicherheit, sondern macht es auch viel einfacher, die Fortschritte, die bei jeder Sitzung des Planungsausschusses erzielt wurden, zu überprüfen und ein genaues Bild davon zu erhalten, was noch zu tun ist.
Stellen Sie Ausstellern für die Veranstaltung im Voraus detaillierte Anweisungen und Richtlinien zur Verfügung. Bereiten Sie einen einfachen Schaltplan vor, der anzeigt, wo jeder Messestand in einer Konferenz- oder Ausstellungshalle aufgebaut werden kann, zusammen mit Informationen darüber, wohin die Standmaterialien im Voraus versendet und wo sie am Tag der Ankunft zum Aufbau der Ausstellung abgeholt werden können. Dies erspart allen, einschließlich des Konferenzplanungsausschusses, am Vorabend der Veranstaltung eine Menge Kopfschmerzen.
Ein letzter Tipp bei der Konferenzplanung ist, das Unerwartete zu erwarten. Egal wie gründlich Ihr Komitee die Veranstaltung plant, es wird immer irgendeine Art von Schluckauf geben. Ein Redner wird krank und muss zurücktreten, oder das Hotel überbucht aus Versehen einen der Banketträume. Nutzen Sie die kollektive Erfahrung Ihres Ausschusses, um einige der häufigsten Probleme in letzter Minute zu identifizieren, die auftreten können, und entscheiden Sie im Voraus, wie sie effektiv behandelt werden können.
Wenn die Konferenzplanung effizient durchgeführt wird, ist es für eine Organisation relativ einfach, eine Konferenz zu veranstalten, und für interessierte Parteien ist es ebenso einfach, an einer Konferenz teilzunehmen. Ihr Ziel ist wirklich zweifacher Natur. Sie möchten einen möglichst gleichmäßigen Ablauf der Konferenz. Gleichzeitig möchten Sie sicherstellen, dass unvorhergesehene Probleme schnell und effektiv behoben werden können. Indem Sie vorausschauend planen, Aufgaben an ein kompetentes Komitee delegieren und Aktionspunkte logisch abarbeiten, halten Sie den Konferenzplanungsprozess sicher überschaubar und letztendlich sehr erfolgreich.