Unternehmen, die Videokonferenzen als Teil ihrer Geschäftstätigkeit einsetzen, haben möglicherweise Bedenken hinsichtlich der Sicherheit. Sensible Informationen können während einer Konferenz preisgegeben und bei der Übertragung über das Internet abgefangen werden. Obwohl die Offenlegung sensibler Informationen über das Internet immer mit Risiken verbunden ist, gibt es auch eine Reihe von Tipps, die das Risiko eines Datendiebstahls verringern können. Viele Unternehmen, die sichere Videokonferenzdienste anbieten, bieten eine Reihe von Sicherheitsfunktionen, die sichere Videokonferenzen ermöglichen. Die Sicherheit kann auch über die Internetverbindung jeder Person in der Konferenz gehandhabt werden, obwohl die Entfernung zwischen ihnen dies zu einer unpraktischen Lösung machen kann.
Die einfachste Möglichkeit, sichere Videokonferenzen zu gewährleisten, besteht darin, Konferenzen über einen Hosting-Dienst durchzuführen, der eine Reihe von Sicherheitsfunktionen bietet. Diese Unternehmen verwenden eine Reihe verschiedener Sicherheitsfunktionen, damit Informationen, die über das Internet bereitgestellt werden, nicht von Dritten abgefangen werden können. Viele dieser Unternehmen verwenden die gleichen Strategien, die die Sicherheit von Online-Händlern gewährleisten. Das Verschlüsseln von Daten, die Verwendung von Passwortschutz und das Arbeiten über sichere Websites sind gängige Methoden für Videokonferenz-Hostunternehmen, um die Privatsphäre der Personen zu schützen, die über sie an Konferenzen teilnehmen.
Das Anfordern eines Passworts für den Zugang zu einer sicheren Videokonferenz ist eine einfache Möglichkeit, die Sicherheit zu verbessern. Allen Teilnehmern kann ein einziges Passwort zugewiesen werden, die sich dann anmelden und auf die Konferenz zugreifen. Nach Beendigung der Konferenz sollte das Passwort geändert werden, damit diese Personen keinen Zugriff mehr auf die Konferenz-Site haben. Ein starkes Passwort zu wählen bedeutet, eine Reihe von Zahlen und Buchstaben zu verwenden, die nicht leicht zu erraten sind. Die Verteilung des Passworts ist auch für die Sicherheit der Videokonferenz wichtig und sollte über sichere E-Mail-Server, telefonisch oder persönlich erfolgen.
Konferenzen über eine sichere Site sind eine weitere wichtige Möglichkeit, sichere Videokonferenzen zu verbessern. Diese Sites werden oft als https bezeichnet, wobei sich das „s“ im Protokoll auf „secure“ bezieht, was bedeutet, dass die Site auf verschiedene Weise geschützt ist. Es ist auch möglich, die über das Internet gesendeten Informationen zu verschlüsseln, was bedeutet, dass sie, wenn sie in die Hände anderer gelangen, nicht verständlich sind. Die Verschlüsselung kann durch viele verschiedene Programme erfolgen und ist ein üblicher Dienst, der von Webkonferenz-Hosting-Sites angeboten wird.