Es gibt mehrere Probleme, die zu Problemen in der Finanzbuchhaltung führen können. Dazu gehören die Elemente der finanziellen Leistung, die ein Unternehmen verfolgt, die Grundlage, auf der es Transaktionen erfasst, und die Art und Weise, wie es mit Abschreibungen umgeht. Im Gegensatz dazu werden mathematische Fehler dank der eingebauten Kontrollpunkte der doppelten Buchführung kaum zu größeren Problemen führen.
Eine der einfacheren Ursachen für Probleme in der Finanzbuchhaltung besteht darin, dass nicht alle drei Hauptarten von Finanzdokumenten abgedeckt werden. Die erste ist eine einfache Aufzeichnung von Transaktionen, die in einer Gewinn- und Verlustrechnung aggregiert wird. Der zweite ist eine Aufzeichnung des Cashflows, der aufgrund von Kreditverträgen und verspäteten Zahlungen nicht immer mit Transaktionen übereinstimmt; Auch Cashflow-Prognosen sind wichtig. Die dritte ist eine Bilanz, die das Gesamtvermögen und die Verbindlichkeiten eines Unternehmens auflistet und seine finanzielle Gesundheit effektiv misst. Wenn nicht alle drei dieser Dokumente vorhanden sind, kann dies die Möglichkeiten verringern, Probleme mit den Finanzen eines Unternehmens und potenzielle Lösungen zu identifizieren.
Einige Probleme der Finanzbuchhaltung können durch Inkonsistenzen in der Grundlage der Rechnungslegung verursacht werden. Ein solcher Bereich ist die Entscheidung, ob Transaktionen zum Zeitpunkt der Zahlung oder zum Zeitpunkt der physischen Lieferung von Waren oder Dienstleistungen erfasst werden sollen. Wenn nicht für alle Transaktionen dieselbe Basis verwendet wird, kann dies zu Verwirrung führen. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Zahlung in einem Abrechnungszeitraum und die Lieferung in einem anderen erfolgt.
Die Abschreibung ist eine weitere Quelle von Problemen in der Finanzbuchhaltung. Es ist der Rechnungslegungsprozess, der verwendet wird, um zu berücksichtigen, dass ein Vermögenswert im Laufe der Zeit an Wert verliert, z. B. wie lange es dauert, bis er physisch abgenutzt ist. Da die Abschreibung im Voraus festgelegt werden muss, handelt es sich praktisch um eine Schätzung. Die Abschreibungsdauer, die Abschreibungsrate und das Abschreibungstempo sowie der endgültige Wert, den der Vermögenswert gegebenenfalls erhält, können unterschiedlich sein. Ein Unternehmen, das sich für eine Abschreibungsmethode entscheidet, muss häufig sowohl die gesetzlichen Rechnungslegungsvorschriften als auch die von den Steuerbehörden festgelegten Regeln erfüllen.
Überraschenderweise sind mathematische Fehler keine Hauptursache für Probleme in der Finanzbuchhaltung. Dies liegt an der doppelten Buchführung, in der jede Transaktion zweimal, einmal als Belastung und einmal als Gutschrift, erfasst wird. Dies beinhaltet die Betrachtung beider Seiten einer Transaktion; Beispielsweise erhöht ein Geschäft, das einen Verkauf durchführt, seinen Kassenbestand, verzeichnet jedoch eine entsprechende Wertminderung seiner unverkauften Lagerbestände. Das Doppelerfassungssystem bedeutet, dass der Gesamtwert der Einträge in der Haben- und Soll-Spalte über einen beliebigen Zeitraum identisch sein sollte. Eine regelmäßige Überprüfung auf Ungleichheiten kann Fehler schnell aufdecken, bevor sie größere Probleme verursachen.