Öffentliche Aufzeichnungen sind Aufzeichnungen, die zur öffentlichen Einsichtnahme zugänglich sind. Diese Aufzeichnungen werden der Öffentlichkeit häufig kostenlos zur Einsichtnahme an dem Ort angeboten, an dem sie gespeichert sind. In anderen Fällen sind sie möglicherweise gegen eine geringe Gebühr erhältlich. Diese Aufzeichnungen werden oft danach benannt, wo sie aufbewahrt werden oder woher sie stammen. Es gibt Gerichtsakten, Staatsakten, Kreisakten und Stadtakten. Es gibt auch öffentlich zugängliche Aufzeichnungen, die von der Bundesregierung geführt werden.
Theoretisch sollte in einer Demokratie jede Aufzeichnung, die auf Kosten des Steuerzahlers erstellt und bezahlt wird, eine öffentliche Aufzeichnung sein. Es gibt jedoch Fälle, in denen diese Aufzeichnungen möglicherweise nicht sofort verfügbar sind. Dies ist häufig der Fall, wenn die in den Aufzeichnungen enthaltenen Informationen die nationale Sicherheit gefährden, ein Gerichtsverfahren stören oder das Recht einer Person auf Privatsphäre verletzen würden. Irgendwann können die Aufzeichnungen zur Verfügung gestellt werden. Diejenigen, die es sind, können als freigegebene öffentliche Aufzeichnungen bezeichnet werden.
Jede einzelne Gerichtsbarkeit handhabt ihre Aufzeichnungen etwas anders. In einigen Staaten kann es beispielsweise erforderlich sein, eine Geburtsurkunde zu erhalten, die sich an ein staatliches Amt für Vitalstatistik oder ein ähnliches Amt wendet. In anderen Fällen ist es erforderlich, sich an ein für solche Statistiken zuständiges Bezirksamt zu wenden. In einigen Fällen werden sogar scheinbar verwandte Aufzeichnungen an zwei verschiedenen Orten aufbewahrt. Eine Heiratsurkunde kann bei einem Bezirksamt aufbewahrt werden. Ein Scheidungsurteil, das dieselbe Ehe betrifft, wird oft bei der Geschäftsstelle des Gerichts aufbewahrt.
Daher ist es wichtig, dass eine Person, die eine öffentliche Aufzeichnung sucht, genau versteht, nach welcher Art von Aufzeichnung sie suchen. Dies kann stundenlanges Suchen oder die Unannehmlichkeiten ersparen, an den falschen Ort zu gehen. Da jeder Bundesstaat und jeder Landkreis ein anderes System haben kann, ist es am besten, vorher anzurufen, die benötigten Arten von Datensätzen zu identifizieren und zu fragen, wo sie sich befinden würden.
In einigen Fällen können Kopien öffentlicher Aufzeichnungen an eine Person gesendet werden, obwohl dies häufig von der Art der öffentlichen Aufzeichnung abhängt. Selbst kostenlose Aufzeichnungen werden wahrscheinlich mit Kopier- und Portogebühren verbunden sein, wenn sie an eine Person gesendet werden. Gemäß Landes- und Bundesgesetzen müssen diese Gebühren angemessen sein und die mit der Erstellung der Aufzeichnungen verbundenen Kosten genau widerspiegeln. Sie können den Materialaufwand und die Zeit des Mitarbeiters umfassen, der nach den Aufzeichnungen gesucht hat.
In einigen Fällen kann eine Suche in öffentlichen Aufzeichnungen online durchgeführt werden. Dazu können öffentliche Strafregister, Eigentumsregister und andere Gerichtsakten gehören. Obwohl die Informationen nicht in derselben Form wie die physischen Aufzeichnungen vorliegen, sind die grundlegenden Informationen in der Regel vollständig verfügbar. Wenn nicht, kann die Online-Suche Details zum Zugriff auf die vollständigen Datensätze liefern.