Transkriptionsdienste sind oft erforderlich, um Sprache in ein Computerdokument einzugeben, und es gibt einige Arten von Software, die bei dieser Aufgabe helfen. Eine der gebräuchlichsten Arten von Transkriptionssoftware ist diejenige, die Sprache grob selbst transkribieren kann, da sie Sprache erkennt, wenn auch normalerweise nicht so gut wie ein erfahrener Transkriptionist. Einige Leute in diesem Bereich verwenden auch Textexpander, die den Schreibaufwand eines Transkriptionisten beim Transkribieren langer Wörter reduzieren. Diejenigen, die ein Transkriptionsgeschäft betreiben, werden Software schätzen, die Dateien organisiert und sicher für mehr Effizienz hält.
Eine Art von Transkriptionssoftware, die im frühen 21. Jahrhundert weit verbreitet ist, umfasst Spracherkennungsprogramme. Jemand, der seine Worte transkribiert braucht, kann diese Software verwenden, um den größten Teil seiner Rede ohne die Hilfe anderer in ein Computerdokument zu übertragen. Diese Art von Software kann jedoch in der Regel nicht erkennen, wo die Interpunktion stehen soll, weshalb in der Regel immer noch ein Transkriptionist erforderlich ist, bevor das Dokument vollständig ist. Die Person, die die Rede diktiert, kann diese Art von Transkriptionssoftware verwenden, um den größten Teil der Rede transkribieren zu lassen, und sie kann sie dann an einen Transkriptionisten senden, um sie bei Bedarf zu bearbeiten und Satzzeichen hinzuzufügen.
Eine andere Art von Transkriptionsgeräten, die die Arbeit eines Transkriptionisten beschleunigen können, ist eine Software, die das beabsichtigte Wort erkennt, wenn nur die ersten paar Buchstaben eingegeben werden. Dies wird oft als Textexpander bezeichnet und erfordert, dass der Benutzer zuerst eine Liste von Wörtern erstellt, die in der Branche häufig verwendet werden. Jedes Mal, wenn der Benutzer dann die Anfangsbuchstaben eingibt, wird normalerweise das gesamte Wort angezeigt, sodass er beim Transkribieren Zeit sparen kann. Diese Art von Transkriptionssoftware ist am hilfreichsten, wenn lange Wörter wiederholt eingegeben werden müssen, was sowohl in der medizinischen als auch in der Rechtsbranche häufig vorkommt.
Einige Schreibkräfte verwenden Software, um ihr Geschäft effizient zu führen. Diese Art von Programm kann Fristen verfolgen, damit die Arbeit pünktlich transkribiert wird, und es kann auch Aufträge an Mitarbeiter oder Subunternehmer verteilen. Solche Programme können auch Dateien richtig organisieren, so dass sie leicht zugänglich sind und in der Software schwer zu verlieren sind. Darüber hinaus müssen Dateien in einigen Branchen sicher aufbewahrt werden, damit nur autorisierte Personen darauf zugreifen können. Aus diesem Grund verfügen einige Transkriptionssoftware dieser Art über Sicherheitsfunktionen, die sowohl den Schreiber als auch den Kunden schützen.