Jobs als Koordinator für Sonderveranstaltungen findet man am häufigsten in Hotels, Resorts, Veranstaltungsorten, Stadien und Sportarenen. Auch Full-Service-Produktions- und Dekorationsfirmen sowie Konzertveranstalter stellen häufig Personen ein, um diese Rolle zu besetzen. Einige Veranstaltungsprofis planen Firmenveranstaltungen wie Preisverleihungen, Galas oder Incentive-Reisen. Andere arbeiten mit Personen zusammen, die eine gesellschaftliche Veranstaltung wie eine Hochzeit oder eine Bar Mizwa veranstalten möchten. Einige Jobs als Koordinator für Sonderveranstaltungen umfassen Vorbereitungen für öffentliche Veranstaltungen und Festivals, an denen Hunderte oder Tausende von Gästen teilnehmen können.
Zu den Aufgaben gehört in der Regel die Organisation der vielen Aspekte einer bestimmten Funktion. Bei der Planung von Volksfesten oder Konzerten können beispielsweise Einzelpersonen engagiert werden, um diese Veranstaltungen in großem Umfang zu bewerben und zu vermarkten. Andere Anforderungen können die Einstellung von ausgelagerten Anbietern und Unterhaltung umfassen. Personen mit einem Job als Koordinator für Sonderveranstaltungen können Veranstaltungsgenehmigungen einholen, für angemessene Parkplätze sorgen, Lebensmittel- und Getränkeverkäufer koordinieren und andere logistische Details erledigen.
Einige andere Arten von Koordinatoren für besondere Veranstaltungen umfassen die Planung und Organisation von Firmenprogrammen. Zum Beispiel können Flugreisen, Bodentransporte, Hotelunterkünfte, Meetings, Restaurants, Touren außerhalb des Geländes, Teambuilding-Aktivitäten und Themenpartys alle in diese Art von Anlässen einbezogen werden. Die Teilnehmerzahl kann zwischen 20 und über 2,000 liegen. Viele Jobs als Koordinator von Sonderveranstaltungen, die auf den Unternehmensmarkt ausgerichtet sind, erfordern ein anderes Maß an Wissen und Erfahrung als diejenigen, die sich auf gesellschaftliche Feiern wie Hochzeiten und Geburtstagsfeiern konzentrieren.
Die Entscheidungen von Firmenkunden über ihre Veranstaltungen werden in der Regel von Marketing- und Produkt-Branding sowie Budgetvorgaben beeinflusst. Ein Verkaufs- oder Incentive-Meeting ist oft darauf ausgerichtet, die Arbeitsmoral innerhalb der Belegschaft zu verbessern oder aufrechtzuerhalten und die Motivation der Mitarbeiter zu steigern. Wenn Kunden gesellschaftliche Veranstaltungen planen, sind die Ziele jedoch deutlich anders.
Wenn ein Paar beschließt zu heiraten und seine Hochzeit zu planen, basieren Entscheidungen weitgehend auf Emotionen. Das Brautpaar macht sich möglicherweise auch Sorgen darüber, was ihre Freunde und Familie von der Veranstaltung als Gesamterlebnis halten. Während Firmenkunden im Allgemeinen weniger an Dekorationsgegenständen wie Blumen interessiert sind, können solche Details für einen sozialen Kunden die wichtigste Komponente sein.
Diese Faktoren können den Fokus eines Veranstaltungskoordinators auf Designelemente wie die Suche nach dem perfekten Rosaton für ein Herzstück verlagern, im Gegensatz zu den audiovisuellen Anforderungen eines großen Geschäftstreffens. Aus diesem Grund unterscheiden sich die Aufgaben des Koordinators für Sonderveranstaltungen je nach Kunde und Art der zu koordinierenden Party oder Funktion. Unabhängig vom Auftraggeber gehören jedoch zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten sowie ein ausgeprägtes Organisationstalent zu den wichtigsten Eigenschaften eines jeden Veranstaltungsplaners.