Jobs für Rezeptionist/in sind in allen Branchen zu finden und können im Allgemeinen nach der Art des Unternehmens oder der Organisation kategorisiert werden. Rezeptionisten arbeiten für Arzt- und Zahnarztpraxen, Friseursalons, Unternehmen und eine Vielzahl anderer Organisationen. Menschen in diesen Berufen sind sehr oft die ersten Gesichter, die Besucher der Organisationen sehen.
Typische Aufgaben für alle Arten von Rezeptionisten sind das Beantworten von Telefonen und das Weiterleiten von Telefongesprächen, das Entgegennehmen von Nachrichten, das Begrüßen von Besuchern und das Beantworten von Besucherfragen. Rezeptionisten können auch die Post sortieren und zustellen, Dateneingabeaufgaben durchführen, Faxe senden und Fotokopien erstellen. Die allgemeinen Aufgaben der Rezeptionisten sind unabhängig von der Branche oft ähnlich, aber die spezifischen Verantwortlichkeiten unterscheiden sich oft je nach Branche und Arbeitsplatz.
In Arzt- und Zahnarztpraxen nehmen beispielsweise Mitarbeiter an der Rezeption Telefone entgegen, vereinbaren Termine und begrüßen Patienten. Sie bitten die Patienten auch oft, medizinische Formulare auszufüllen, und sie sammeln Versicherungsinformationen und Zahlungen. In einigen Arzt- und Zahnarztpraxen, insbesondere in kleineren, die kein spezielles Abrechnungspersonal haben, können Rezeptionisten auch mit Versicherungsgesellschaften interagieren und Patienten nachverfolgen, wenn Geld geschuldet wird. Die Arbeit an der Rezeption in Arzt- und Zahnarztpraxen erfordert oft Sensibilität für Menschen und die Probleme und Schmerzen, die Patienten leiden können.
Rezeptionisten an der Rezeption in Friseursalons begrüßen Kunden und benachrichtigen Stylisten, wenn ihre Kunden angekommen sind. Sie nehmen auch Kundenzahlungen entgegen und vereinbaren Termine telefonisch und persönlich. Salon-Rezeptionisten beantworten möglicherweise auch Fragen zu Haarprodukten, die im Salon verkauft werden oder von denen sogar erwartet wird, dass sie Salonprodukte aktiv bewerben.
Die Jobs für Rezeptionisten in Unternehmen können sich zwischen Unternehmen stark unterscheiden. Einige Rezeptionisten an der Rezeption führen möglicherweise eher Einstiegsaufgaben wie das Begrüßen von Besuchern und die Beantwortung von Telefonanrufen durch, und in anderen Unternehmen tragen Rezeptionsmitarbeiter auch zur Sicherheit bei. Sie könnten Besucher auffordern, sich anzumelden und sogar Ausweise an Personen auszuhändigen, die Firmengebäude betreten. In kleineren Unternehmen müssen Rezeptionisten neben dem Beantworten von Telefonen und der Begrüßung von Besuchern häufig viele andere Aufgaben erfüllen.
Um eine Rezeptionistin zu werden, erfordert es normalerweise eine freundliche, einladende Persönlichkeit, eine klare Telefonstimme und Computerkenntnisse. Eine Begabung für den Umgang mit elektronischen Geräten wie Telefonzentralen, Fotokopierern und anderen Bürogeräten ist hilfreich. Auch Kenntnisse über die allgemeine Büropraxis und die Arbeitsweise von Büros sind hilfreich. Ein Gymnasium ist die übliche Mindestausbildung. Bewerber, die über eine Hochschulausbildung verfügen, haben es möglicherweise leichter, in einem angespannten Arbeitsmarkt eine Stelle als Rezeptionistin zu finden.