Es gibt verschiedene Methoden des Zeitmanagements, mit denen die Produktivität gesteigert werden kann. Einige der beliebtesten sind Timeboxing, Pareto-Analyse und POSEC-Methoden. Jede dieser Methoden konzentriert sich auf den Aufbau von Gewohnheiten, die eine bessere Nutzung der Zeit fördern.
Timeboxing ist eine der gängigsten Methoden des Zeitmanagements. Es geht darum, große Aufgaben in kleinere, überschaubarere Teile aufzuteilen, indem man sich strikt an einen bestimmten Zeitplan hält. Die Person muss sich zunächst für eine Reihe von Aufgaben entscheiden und die ungefähre Zeit bestimmen, die für die Erledigung jeder einzelnen Aufgabe benötigt wird. Dann wird zu Beginn jeder Aufgabe ein Timer für den entsprechenden Zeitraum eingestellt. Am Ende der zugewiesenen Zeit muss die Person, unabhängig davon, ob die Aufgabe abgeschlossen ist oder nicht, anhalten und sich ausruhen oder sich einer anderen angenehmen Aktivität widmen.
Bei der Timeboxing-Zeitmethode wird jede der zu erledigenden Aufgaben einzeln in ihren festgelegten Zeiträumen angegangen. Wenn nach einem Zyklus durch alle Tasks noch Tasks übrig sind, wird der gleiche Prozess erneut gestartet. Dies ist in der Regel eine der lohnendsten Methoden des Zeitmanagements, da Ruhephasen oder andere Belohnungen in die Struktur eingebaut sind und so die Motivation steigern.
Die Pareto-Analyse wird im Allgemeinen auch als 80:20-Regel bezeichnet. Es wurde von einem Ökonomen erfunden, der behauptete, dass 20 Prozent der Ursachen 80 Prozent der Probleme verursachen. Die ersten Schritte der Methode umfassen das Auflisten von Problemen, das Auffinden der Ursachen dieser Probleme und das anschließende Gruppieren nach Ursachen. Anschließend werden die Gruppen nach Wichtigkeit bewertet. Die Methode basiert auf der Annahme, dass die Gruppe der Probleme mit der höchsten Bedeutung typischerweise auch eine der kleinsten ist, oder etwa 20 Prozent der Arbeitsbelastung.
POSEC steht für Priorisieren durch Organisieren, Rationalisierung, Sparen und Beitragen. Dies ist eine der persönlichsten Methoden des Zeitmanagements. Es arbeitet nach der Überzeugung, dass die Dinge, die die individuelle Sicherheit beeinträchtigen, wie Geld und persönliche Angelegenheiten, vor anderen Aufgaben behandelt werden sollten.
Der erste Schritt von POSEC besteht darin, Ziele zu identifizieren und sie von den wichtigsten zu den unwichtigsten zu priorisieren. Der nächste Schritt besteht darin, dass der Einzelne einen Zeitplan organisiert, der sicherstellt, dass die täglichen persönlichen Ziele erreicht werden. Als nächstes muss der Einzelne die unangenehmsten Aufgaben, wie zum Beispiel Besorgungen, rationalisieren, damit sie so wenig Zeit wie möglich in Anspruch nehmen. Der vierte Schritt besteht darin, die am wenigsten dringenden Freizeitbeschäftigungen wie das Einkaufen von Kleidung oder das Mittagessen mit Freunden zu sparen. Schließlich wird der Einzelne seinen Zeitplan abrunden, indem er durch andere wichtige, wenn nicht sogar lebenswichtige Verpflichtungen zur Gesellschaft beiträgt.
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