Normalerweise ist ein Kanban-Board ein physisches Diagramm, das sich in einem zentralen Bereich einer Produktionsanlage befindet. Es wurde entwickelt, um Projektziele und -aufgaben für alle Teammitglieder gut sichtbar zu halten. Kanban-Boards sind in Zeilen und Spalten angeordnet, wobei jede Spalte oder Zeile ein bestimmtes Ziel, Projekt oder Teammitglied darstellt. Karten oder Tickets werden in dieses Rastersystem gelegt, um Schritte oder Aufgaben im Zusammenhang mit jedem dieser Ziele darzustellen. Einfache Projekte benötigen möglicherweise nur ein Dutzend Karten, während komplexe Projekte Hunderte von Kanban-Karten umfassen können.
Kanban-Boards sind ein gängiges Werkzeug in der schlanken Fertigung. Während der schlanken oder Just-in-Time-Fertigung bemühen sich Unternehmen, den Material-, Geräte- und Zeitverlust zu minimieren. Hersteller, die diese Strategie anwenden, konzentrieren sich darauf, sicherzustellen, dass jeder Dollar und jede Minute, die in die Produktion investiert werden, zu einem Gewinn führt. Kanban-Boards, die nach einem japanischen Begriff für Plakat oder Schild benannt sind, helfen diesen Unternehmen bei der Optimierung von Planungs- und Aufgabenlisten.
Die auf Kanban-Boards verwendeten Karten sind oft farbcodiert, damit die Teammitglieder die Aufgaben leicht sortieren können. Stellen mit hoher Priorität können beispielsweise auf rote Karten geschrieben werden, während ein bestimmter Mitarbeiter nach grünen Karten sucht, um seine Verantwortlichkeiten zu finden. Die Karten können selbstklebend sein oder in Schlitze passen, die in jede Platine eingebaut sind. Wenn Aufgaben abgeschlossen oder angepasst sind, wird die Karte von der Tafel entfernt oder in einen separaten Abschnitt gelegt. Neue Aufgaben können jederzeit einfach durch Hinzufügen einer neuen Karte hinzugefügt werden.
Einige Unternehmen verwenden virtuelle Kanban-Boards anstelle von physischen, um die Kommunikation zu erleichtern. Hersteller verlassen sich auf spezielle Projektierungssoftware, um diese Boards zu erstellen, die ihren physischen Pendants oft sehr ähneln. Benutzer können Aufgaben mit einem Mausklick hinzufügen oder entfernen oder sogar Karten per Drag & Drop in verschiedene Teile des Boards ziehen. Diese Art von Anwendung dient als effektive Möglichkeit für Teammitglieder an verschiedenen Standorten, an einem Projekt zusammenzuarbeiten.
Kanban-Boards wurden entwickelt, um Hindernisse in der Fertigung zu beseitigen und alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand zu halten. Sie dienen als kontinuierliche Erinnerung an Aufgaben, die erledigt werden sollten, um die Ziele des Unternehmens zu erreichen. Die Mitarbeiter werden nicht verwirrt oder im Unklaren über die Reihenfolge gelassen, in der die Aufgaben ausgeführt werden sollen, sodass sie für ihre Aufgaben besser gerüstet sind. Wie Lean Manufacturing sind Kanban-Boards darauf ausgelegt, Verschwendung zu vermeiden und Produktivität und Gewinn zu maximieren.