Einfach ausgedrückt sind Key Performance Indicators (KPIs) Leistungsindikatoren, Werkzeuge, die von Organisationen verwendet werden, um ihren Fortschritt und Erfolg bei der Erreichung des Unternehmenszwecks zu verfolgen. Sie bestehen aus einer Reihe von vorher festgelegten messbaren Zielen für eine Organisation und können jeden Aspekt einer Organisation betreffen, der für ihren Erfolg als entscheidend erachtet wird. Um effektive KPIs zu erstellen, muss eine Organisation eine Mission mit klar definierten Zielen und Zielsetzungen haben. Vage Ziele, wie zum Beispiel die Besten der Branche zu sein, werden nicht funktionieren, weil sie zu weit gefasst sind. Die Ziele müssen messbar formuliert und von den Beteiligten der Organisation vereinbart werden.
Key Performance Indicators können in einer beliebigen Kombination von Berichten, Tabellenkalkulationen oder Diagrammen dargestellt werden. Sie bieten eine visuelle Echtzeit-Momentaufnahme der Stärke eines Unternehmens oder einer Organisation basierend auf den spezifischen vordefinierten Maßnahmen. Die Art der Darstellung variiert, da sie stark vom gemessenen Ziel und der Zielgruppe abhängt.
Diese Maßnahmen variieren von Organisation zu Organisation, abhängig von der Art des Unternehmens und seinen Zielen, und können entweder finanzieller oder nicht finanzieller Natur sein. Beispielsweise kann ein Speditionsunternehmen die Anzahl der Lkw-Unfälle mit Beteiligung der Fahrer pro zurückgelegter Strecke mit dem Landesdurchschnitt vergleichen. Dies wäre eine Möglichkeit, ihre Sicherheitsaufzeichnungen zu verfolgen. Eine Notfallversorgungseinrichtung kann die durchschnittliche Wartezeit für zu behandelnde Patienten pro Tageszeit verwenden, um zu bestimmen, ob Anpassungen des Personalbestands oder der Schulung wünschenswert sind.
Ebenso kann ein im Vertrieb tätiges Unternehmen den Prozentsatz der Neukunden, die ihm von Bestandskunden vermittelt wurden, als Leistungskennzahl verwenden. Dieselbe Vertriebsgesellschaft könnte auch einen prozentualen Vergleich des Gewinns des laufenden Jahres mit dem Gewinn des Vorjahres verwenden, wobei jedes Jahr ein bestimmter Prozentsatz angestrebt wird.
Sobald ein Key Performance Indicator definiert ist, wird er selten geändert, es sei denn, die tatsächlichen Ziele der Organisation ändern sich. Tatsächlich ist es sehr wichtig, dass diese Ziele von Jahr zu Jahr dieselbe Definition beibehalten, damit der Fortschritt der Organisation effektiv überwacht werden kann. Auf diese Weise können Geschäftspraktiken und/oder strategische Planung überprüft werden, wenn der Fortschritt in Richtung auf definierte Ziele zurückgeht.