Allgemein lassen sich die Betriebskosten in feste und variable Kategorien einteilen, die durch ihre Form von Periode zu Periode bestimmt werden. Die Fixkosten bleiben gleich, egal was in einem Unternehmen passiert, während die variablen Kosten je nach Nutzung und anderen Aktivitäten schwanken. Die Buchhaltung für beides ist notwendig, um genaue Aufzeichnungen zu führen und angemessene Budgets zu entwickeln. Es stehen einige Tools zur Schätzung der variablen Kosten zur Verfügung, um diese zu kontrollieren, da sie zu einem Problem werden können, wenn ein Unternehmen sie nicht berücksichtigt.
Die fixen Betriebskosten eines Unternehmens bleiben stagnieren, egal wie lange es geöffnet ist und wie viel es produziert. Diese Kosten umfassen Dinge wie Miet- oder Hypothekenzahlungen, Versicherungen, Gebühren für die Beiziehung eines Rechtsbeistands und so weiter. Es handelt sich um regelmäßige, wiederkehrende Ausgaben, die außer nach Vereinbarung nicht schwanken. Beispielsweise kann eine Versicherungsgesellschaft den Preis einer Police erhöhen, wenn diese verlängert wird. Von Monat zu Monat blieben die Prämien jedoch gleich.
Dagegen schwanken die variablen Betriebskosten. Nebenkosten wie Wasser und Strom werden verbrauchsabhängig berechnet. Wenn Unternehmen mehr verbrauchen, zahlen sie mehr, manchmal erheblich mehr, wenn sie die Basisnutzungsschätzungen überschreiten. Die Lieferungen und die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter können ebenfalls variabel sein. Wenn ein Restaurant beispielsweise an sieben Abenden in der Woche zum Abendessen geöffnet ist, benötigt es mehr Essen, als wenn es an drei dieser Abende geschlossen ist. Ebenso würden mehr Mitarbeiter für Spitzenzeiten und längere Arbeitszeiten benötigt, und die Arbeitszeiten könnten zu anderen Zeiten gekürzt werden, um die Lohnkosten zu senken.
Innerhalb der fixen und variablen Betriebskosten können Unternehmen Kosten in einer Vielzahl von Steuerkategorien behandeln. Bei einigen handelt es sich um Aufwendungen, die in direktem Zusammenhang mit der Verbesserung des Geschäftsbetriebs stehen, wie z. Ebenso würden die Honorare von Rechtsanwälten und Wirtschaftsprüfern in ihre eigene Steuerkategorie fallen, damit das Unternehmen sie abziehen kann. Wenn Kosten in direktem Zusammenhang mit Geschäftsausgaben stehen, können sie steuerlich besonders behandelt werden.
Zu den Fixkosten zählen Prämien, Mieten, Leasing und Gebühren, während variable Betriebskosten Aktivitäten wie Investitionen, Gehaltsabrechnung und Verbrauchsmaterialien umfassen können. Unternehmen, die ihre variablen Ausgaben budgetieren müssen, können Tools wie Schätzungen von Versorgungsunternehmen und Diagramme von Jahr zu Jahr verwenden. Diese Diagramme können grobe Informationen darüber liefern, wie viel ein Unternehmen aufgrund der bisherigen Erfahrungen ausgeben könnte. Beispielsweise kann die Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter während der Ferienzeit auf der Grundlage der Ausgaben der letzten Saison mit einer Anpassung an Gehaltserhöhungen vorhersehbar sein.