Um eine E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie zu erstellen, müssen Sie zunächst den Grund für die Erstellung der Richtlinie angeben – um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, Nachweise für Geschäftsdokumente aufzubewahren oder um sicherzustellen, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen. Das Dokument sollte auch erläutern, welche Mitarbeiter von der Richtlinie betroffen sind und welche Arten von E-Mails enthalten sind. Sie müssen auch entscheiden, wie lange E-Mails aufbewahrt werden sollen; Sie können gesetzlich verpflichtet sein, bestimmte E-Mails für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Die Zuweisung eines Mitarbeiters, der für die Überwachung der Richtlinie verantwortlich ist, kann dazu beitragen, dass Ihre Richtlinie ordnungsgemäß durchgesetzt wird.
Eine E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie ist ein schriftliches Verfahren, wie ein Unternehmen möchte, dass seine Mitarbeiter mit E-Mail-Kommunikation umgehen. E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien geben in der Regel an, welche E-Mails Mitarbeiter wie lange aufbewahren und wie die E-Mails gespeichert werden sollen. In vielen Gerichtsbarkeiten gibt es gesetzliche Anforderungen, wie lange Unternehmenskommunikationen – einschließlich E-Mails – aufbewahrt werden müssen, daher ist es wichtig, eine klare E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie zu haben.
Erklären Sie beim Verfassen Ihrer Richtlinie, welche Mitarbeiter im Unternehmen die E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie abdeckt. Je nachdem, zu welchem Zweck die Richtlinie ursprünglich implementiert wurde, gilt sie möglicherweise nicht für alle Personen in Ihrer Organisation. Beispielsweise müssen Lagermitarbeiter, die keine elektronische Korrespondenz bearbeiten, die Richtlinie möglicherweise nicht einhalten. Auf der anderen Seite müssen Kundendienstmitarbeiter möglicherweise die meisten ihrer E-Mails aufbewahren.
Beschreiben Sie, welche Arten von E-Mail-Korrespondenz unter die Governance der E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie fallen. Einige Unternehmen schreiben beispielsweise E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien, die sich auf E-Mails beziehen, die sich mit administrativen, steuerlichen, allgemeinen und kurzlebigen Angelegenheiten befassen. Ihre Unternehmensrichtlinie kann sich speziell mit E-Mails befassen, die sich mit Angelegenheiten befassen, die rechtlichen Anforderungen unterliegen. Unabhängig davon, für welche E-Mails Sie sich entscheiden, unter die Richtlinie zu fallen, stellen Sie sicher, dass Sie das Thema klar und prägnant darstellen.
Die Richtlinie sollte auch beschreiben, wie lange E-Mails aufbewahrt werden sollen und wie Mitarbeiter die E-Mails aufbewahren sollen. Zur Einhaltung von Aufzeichnungen können Sie gesetzlich verpflichtet sein, Kundenkorrespondenz für einen Zeitraum von fünf Jahren aufzubewahren. Zusätzlich zur Speicherung in einem E-Mail-Archiv auf Ihrem Server kann es gesetzlich vorgeschrieben sein, dass Sie die E-Mail ausdrucken und in Papierform in der Kundendatei aufbewahren. Wie auch immer das Verfahren zum Aufbewahren dieser Datensätze aussieht, stellen Sie sicher, dass Sie es beim Verfassen der E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie ausführlich buchstabieren.
Eine gute E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie sollte die Abteilung oder den Titel des Mitarbeiters enthalten, der für die Überwachung der Anforderungen verantwortlich ist. Ihr Unternehmen verfügt möglicherweise über eine Compliance-Abteilung oder einen Mitarbeiter, der dafür verantwortlich ist, dass die Unternehmensprozesse gesetzeskonform sind. Dies kann die natürliche Person sein, die für die Überwachung und Durchsetzung der E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie verantwortlich ist. Geben Sie klar an, wer für die Verwaltung der Richtlinie verantwortlich ist, damit die Mitarbeiter wissen, an wen sie sich bei Fragen oder Problemen wenden können.
Nach der Erstellung der Richtlinie besteht einer der wichtigsten Schritte darin, sie zu verbreiten. Eine Richtlinie kann nicht eingehalten werden, wenn die Mitarbeiter, die sie umsetzen müssen, nicht wissen, dass sie existiert. Vielleicht möchten Sie auch ein Meeting oder eine Schulung für die betroffenen Mitarbeiter abhalten. Dadurch wird sichergestellt, dass sie die Informationen erhalten, die sie zur Einhaltung der E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie benötigen.
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