Eine Einstellungsrichtlinie ist ein formalisierter Satz von Richtlinien, die verwendet werden, um Informationen über die Praktiken bereitzustellen, die ein Unternehmen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter anwendet. Dieses Dokument enthält in der Regel Informationen darüber, welche Unterlagen für die Erlangung einer Stelle erforderlich sind, welche Abteilungen die Einstellung von Mitarbeitern vornehmen und welche Kriterien bei der Einstellung als akzeptabel angesehen werden. Nicht jedes Unternehmen hat eine formelle Einstellungspolitik, aber die meisten großen haben sehr klare Dokumente zu diesem Thema mit Informationen zu einer Vielzahl von Situationen. Eine Einstellungsrichtlinie kann verwendet werden, um sicherzustellen, dass die Einstellungspraktiken fair sind und alle potenziellen Mitarbeiter gleich behandelt werden. Um eine Einstellungsrichtlinie zu erstellen, muss lediglich die Art und Weise, wie neue Mitarbeiter ordnungsgemäß eingestellt werden, formal identifiziert und dokumentiert werden, wobei alle relevanten rechtlichen Informationen enthalten sind.
Das Erstellen einer Einstellungsrichtlinie ist normalerweise die Aufgabe einer Personalabteilung, obwohl auch andere Parteien für dieses Dokument verantwortlich sein können. Ziel des Dokuments sollte es sein, potentiellen Mitarbeitern und anderen relevanten Parteien zu verdeutlichen, wie Mitarbeiter ausgewählt werden. Natürlich sind immer fehlbare und eigensinnige Menschen für die Auswahl der vielversprechendsten Kandidaten verantwortlich, aber die Methoden, mit denen die Auswahl getroffen wird, können in dem Dokument behandelt werden. Wenn beispielsweise die erste Person, die potenzielle Kandidaten sortiert, ein bestimmter Mitarbeiter ist und dann die Top-Picks aus dem allgemeinen Pool an einen anderen Mitarbeiter weitergegeben werden, sollten diese Informationen in das Dokument aufgenommen werden.
Eine Einstellungsrichtlinie sollte auch Informationen darüber enthalten, welche Art von Informationen von einem potenziellen Mitarbeiter eingeholt werden und welche Dokumente der Mitarbeiter bei einer formellen Einstellung unterschreiben muss. Wenn beispielsweise bei potenziellen Mitarbeitern eine kriminelle Hintergrundprüfung oder eine Bonitätsprüfung durchgeführt wird, sollte dies in die Einstellungsrichtlinie aufgenommen werden. Die Anzahl der Referenzen, die von einem Mitarbeiter erwartet werden, welche beruflichen Zertifizierungen erwartet werden und wie diese Informationen eingereicht werden sollten, sind nützliche Informationen, die in eine Einstellungsrichtlinie aufgenommen werden sollten.
Auch wenn ein Unternehmen möglicherweise nie Probleme mit Diskriminierung hat, ist es dennoch wichtig, Informationen über unfaire Einstellungspraktiken in die Richtlinie aufzunehmen. Auch wenn kein Mitarbeiter jemals unfaire Behandlung erfahren sollte, können die relevanten Informationen in der Richtlinie das Unternehmen vor rechtlichen Problemen schützen. Durch die Formalisierung dieser Informationen werden auch Parteien, die diese Gesetze nicht kennen, darüber informiert, dass bestimmte Kriterien für die Einstellung nicht relevant sind.
Beim formellen Verfassen der Richtlinie ist es möglicherweise am besten, die Informationen in Kategorien zu sortieren. Informationen darüber, wie Kandidaten offene Stellen finden können, können in einem Abschnitt erscheinen, während Informationen darüber, wie Kandidaten, die abgelehnt wurden, benachrichtigt werden, in einem anderen Abschnitt. Viele Leute finden, dass das Zusammenstellen des Dokuments in einer geordneten, nummerierten Liste anstelle von Absätzen das Lesen des Dokuments erleichtert. Dieses Dokument kann sowohl von Mitarbeitern als auch von Nichtmitarbeitern verwendet werden, daher ist es am besten, das Dokument sehr formell zu halten. In einigen Fällen können sich Rechtsparteien nach dem Inhalt des Dokuments erkundigen, daher sollte man sich sehr genau überlegen, welche Informationen in der Police enthalten sind.