Eine Gehaltsabrechnungsnummer ist eine bestimmte Information, die im Gehaltsabrechnungssystem eines Unternehmens verwendet wird. Die Nummer ermöglicht es einem Unternehmen, Mitarbeiter anhand der Nummer anstelle eines Namens oder einer anderen Kennung zu verfolgen. Es handelt sich in der Regel um eine interne Information, die das Unternehmen mit seiner Gehaltsabrechnungssoftware erstellt. Das Unternehmen kann eine eigene Kombination aus Buchstaben und Zahlen erstellen oder die Software selbst Zahlen erstellen lassen. Das Erstellen einer Nummer sollte Zahlen enthalten, die es dem Unternehmen ermöglichen, zwischen Mitarbeitern allein anhand der Anzahl zu unterscheiden.
Die meisten Gehaltsabrechnungsdienste oder -software ermöglichen es einem Unternehmen, für jeden Mitarbeiter eine eigene Gehaltsabrechnungsnummer zu erstellen. Aufgrund dieser Flexibilität sollte ein Unternehmen erwägen, für jede Mitarbeitergruppe ein beschreibendes Präfix zu verwenden. Eine Möglichkeit besteht beispielsweise darin, die Abteilung mit drei Ziffern oder Buchstaben zu definieren. Die Buchstaben ACC oder Zahlen 200 können die Buchhaltung darstellen; PRO oder 300 kann die Produktionsabteilung sein. In diesen Kategorien können auch Untergruppen existieren, wenn sich das Unternehmen für die Verwendung einer Nummer entscheidet.
Sobald sich ein Unternehmen für das Präfix der Gehaltsabrechnungsnummer entschieden hat, fallen die verbleibenden Nummern in der Regel in Ordnung. ACC00001 kann beispielsweise der Ausgangspunkt für Lohnnummern in der Buchhaltung sein. Die zweite Hälfte der Nummer kann so viele Ziffern enthalten, wie es für alle Mitarbeiter der Abteilung erforderlich ist. Jede Nummer für alle Abteilungen hat in der Regel die gleiche Kombination aus Buchstaben und Zahlen. Die gleiche Kombinationsgröße ist erforderlich, um eine Verwirrung des Gehaltsabrechnungssystems zu vermeiden.
Für die Erstellung dieser Nummer ist häufig die Personalabteilung zuständig. In einigen Fällen benötigt die Personalabteilung bei der Vergabe von Nummern möglicherweise die Zustimmung des Eigentümers oder der Geschäftsleitung. Dies ermöglicht Eigentümern und Führungskräften ein Mitspracherecht bei den Informationen, die in der Gehaltsabrechnung enthalten sind. Das obere Management kann auch Einfluss darauf haben, wie Nummern erstellt oder im Unternehmen verwendet werden. Eine Genehmigung kann auch erforderlich sein, wenn das Unternehmen eine neue Abteilung im Lohnsystem aufbaut.
Ein Unternehmen, das einen Outsourcing-Service für die Gehaltsabrechnung verwendet, muss möglicherweise keine Gehaltsabrechnungsnummer erstellen. Das auslagernde Unternehmen wird dies basierend auf seinem Gehaltsabrechnungssystem selbst tun. Unternehmen geben einfach eine Gehaltsabrechnungsnummer ein, die mit der Gehaltsabrechnungsnummer des Outsourcing-Unternehmens übereinstimmt. Der Gehaltsabrechnungsdienst übernimmt den Großteil der Gehaltsabrechnungsaufgaben und gibt ihnen die Möglichkeit und Freiheit, Gehaltsabrechnungsnummern zu erstellen. Alle Korrespondenzen und Informationen zu einem Mitarbeiter erfordern in der Regel die Verwendung dieser Nummer.