Das Nachlassverfahren besteht darin, dass ein Gericht das Vermögen einer Person nach dem Tod ausfindig macht und festhält, ausstehende finanzielle Verpflichtungen begleicht und den Rest des Nachlasses an identifizierte Erben oder Begünstigte freigibt. Für diesen Prozess werden Nachlassgerichtsakten abgelegt und öffentlich aufbewahrt, die über das Gericht zugänglich sind, bei dem die Nachlassverwaltung durchgeführt wurde. Es gibt mehrere Möglichkeiten, auf die Unterlagen des Nachlassgerichts zuzugreifen, aber die zweckmäßigste Strategie besteht darin, sich direkt an das Gericht zu wenden.
Das Wort „probate“ kommt vom lateinischen Wort „probare“ und bedeutet „beweisen“. Vor Gericht muss die Echtheit eines Testaments nachgewiesen werden. Wenn eine Person stirbt, beschreiben die Erbschaftsgesetze, die von Staat zu Staat und von Land zu Land unterschiedlich sind, die notwendigen Schritte, die das Gericht bei der Nachlassregelung befolgen muss. In den Vereinigten Staaten unterliegen Nachlassgesetze der Gerichtsbarkeit jedes Staates. Jedes Land hat sein eigenes System, und mit einigem Aufwand lassen sich auch internationale Aufzeichnungen beschaffen.
Im Laufe der Jahrhunderte haben sich die Erbschaftsgesetze drastisch geändert. Es gibt keine einheitlichen Anforderungen, die die Art der Dokumente, ihre Verfügbarkeit und die Aufbewahrungspflichten des Gerichts regeln. Es werden jedoch in der Regel einige allgemeine Praktiken beobachtet. Die meisten Gerichte führen Aufzeichnungen über das Testament, die Namen der Verwalter oder Testamentsvollstrecker, den Verkauf von Eigentum oder Vermögenswerten, Urteile und die Aufteilung des Eigentums unter oder zwischen den Begünstigten.
Bevor Sie mit der Suche nach Nachlassgerichtsakten beginnen, ist es wichtig, so viele Informationen wie möglich über die betreffende Person zu sammeln. Hilfreiche Statistiken umfassen den vollständigen Namen, das Sterbedatum, den Kreis oder die Stadt des Todes, Heiratsinformationen und die Adresse des Eigentums. Während Nachlassgerichtsakten eine Fülle von Informationen über Verwandte, die Verfügung von Eigentum und Vermögenswerten sowie die Anschrift enthalten können, können sie auch sehr spärlich sein und nur wenige Informationen bieten, insbesondere wenn nach mehreren Jahrzehnte alten Nachlassgerichtsakten gesucht wird.
Die erste und oft einfachste Strategie ist die Durchführung einer Online-Suche. Leider verfügen viele Gerichtsgebäude nicht über online verfügbare Nachlassgerichtsakten. Online-Suchdienste für die Ahnenforschung können eine gewisse Hilfestellung bieten, sind jedoch oft mit einer hohen Gebühr verbunden.
Wenn ein Bundesstaat oder ein Landkreis keinen Online-Zugriff auf Nachlassdokumente bietet, können die physische Adresse und die E-Mail- oder Telefonkontaktinformationen auf der Website des Gerichts oder über ein Telefonverzeichnis gefunden werden. Die meisten Nachlassgerichte werden in der Lage sein, mit einer Person per Telefon oder E-Mail zu kommunizieren und oft Kopien der Aufzeichnungen gegen eine geringe Gebühr zu versenden. In einigen Fällen gibt ein Gericht die Aufzeichnungen jedoch nur Personen frei, die persönlich vor Gericht erscheinen, um für sie zu unterschreiben.