Wenn ein Unternehmen beschließt, einen Artikel oder eine Dienstleistung zu kaufen und potenzielle Lieferanten anwerben möchte, schreibt es zunächst eine Angebotsanfrage (RFP). Die Ausschreibung legt die Kriterien fest, die die Anbieter berücksichtigen sollen, wenn sie vorschlagen, warum sie für die Stelle eingestellt werden sollten. Es ist wichtig, eine Ausschreibung zu schreiben, die klar ist und alle erforderlichen Informationen enthält, während das Unternehmen in einem positiven Licht präsentiert wird. Ein schlecht geschriebenes RFP könnte bedeuten, dass das Unternehmen hauptsächlich unqualifizierte oder unterdurchschnittliche Anbieter oder überhaupt keine Angebote erhält.
Der erste Schritt zum Verfassen einer Ausschreibung besteht darin, festzustellen, was genau das Unternehmen benötigt. Obwohl dies recht einfach klingt, ist es tatsächlich der Schritt, der von Unternehmen am häufigsten ignoriert wird. Viele Unternehmen fangen an, eine Ausschreibung zu schreiben, ohne ihre Bedürfnisse und Wünsche genau zu kennen, und fordern schließlich zu viel, zu wenig oder widersprüchliche Dinge. Es sollte von allen Beteiligten des betroffenen Projekts um Input gebeten werden, und es sollte ein Konsens darüber erzielt werden, was tatsächlich benötigt wird, bevor die Ausschreibung überhaupt begonnen wird.
Anbieter müssen wissen, was genau Sie erreichen müssen und was Sie einfach erreichen möchten. Viele Unternehmen machen beim Verfassen einer Ausschreibung den Fehler, eine Wunschliste mit ihren Traumfunktionen zu erstellen, verwenden aber Bedarfswörter wie sollen und müssen. Anbieter, die ein oder zwei dieser Kriterien nicht erfüllen können, können kein Angebot einreichen, wenn sie die Kriterien für unbedingt erforderlich halten. Es ist wichtig, auf die verwendete Sprache zu achten, benötigte Wörter zu speichern, wenn sie korrekt sind, und weichere Sprache wie Wunsch und optional für bevorzugte Funktionen zu verwenden.
Bevor Vorschläge eingeholt werden, ist es auch eine gute Idee zu wissen, wie der ideale Vorschlag aussehen wird. Wenn es mehrere Aspekte gibt, nach denen Vorschläge beurteilt werden, z. B. nach Preis, Aktualität und Merkmalsdichte, sollten Sie sich überlegen, wie viel von jedem dieser Merkmale gewichtet wird. Erfahren Sie, wie ein Angebot mit dem niedrigsten Preis, aber einer langen Wartezeit im Vergleich zu einem Angebot abschneidet, das doppelt so teuer ist, aber die Hälfte der Zeit in Anspruch nimmt. Dies wird dazu beitragen, Verwirrung und Stress später im Prozess zu reduzieren.
Sich hinzusetzen, um eine Ausschreibung zu schreiben, kann ein ziemlich schmerzloses und schnelles Verfahren sein, sobald die Grundlage gelegt wurde. Die Einleitung sollte nur darlegen, warum das Unternehmen Vorschläge anfordert, und einen Überblick über den Rest der Anfrage geben, einschließlich wichtiger Kriterien und Fristen. Die Ausschreibung sollte dann abdecken, was ein Gewinnervorschlag haben muss, gefolgt von gewünschten Eigenschaften und Kriterien für die Auswahl des Gewinners, insbesondere wenn es festgelegte Auswahlkriterien gibt. Als nächstes sollte ein Zeitplan mit verschiedenen Benchmark-Daten und einem endgültigen Fälligkeitsdatum angegeben werden. Schließlich sollte die RFP den Bewerbern eine Vorstellung davon geben, was als nächstes passieren wird, einschließlich wie lange sie mit einer Rückmeldung warten können und ob diejenigen, die nicht ausgewählt wurden, mit einer Antwort rechnen können.