Eine Pressemitteilung dient dazu, Informationen über eine bevorstehende oder laufende Veranstaltung zu übermitteln oder eine andere Art von Aussage gegenüber den Medien abzugeben. Denken Sie beim Verfassen einer Pressemitteilung daran, dass viele Medienquellen täglich eine große Anzahl von Pressemitteilungen erhalten. Daher ist es wichtig, die Informationen prägnant, interessant und genau zu halten. Die Pressemitteilung ist ein Haken, und eine gut geschriebene sachliche Pressemitteilung wird positive Publicity erzeugen. Wenn Sie eine Pressemitteilung schreiben, ist es eine ausgezeichnete Idee, sich in die Gedanken eines Reporters einzudenken und sicherzustellen, dass die relevanten Informationen klar und ohne übermäßige Werbung dargestellt werden.
Zu den allgemeinen Formatierungsregeln für eine Pressemitteilung gehören die Verwendung einer gut lesbaren, sauberen Schriftart wie Times New Roman oder Arial, die entsprechende Größe und der doppelte Abstand. „PRESSEMITTEILUNG“ sollte zentriert und fett gedruckt oben im Dokument stehen, damit ein flüchtiger Blick die Art der Kommunikation erkennen lässt. Eine Pressemitteilung sollte immer auf einem Firmenbriefkopf versandt werden, wobei die Kontaktinformationen oben und unten aufgeführt sind. Wenn kein Firmenbriefkopf verfügbar ist, sollte ein Firmenlogo hinzugefügt werden, damit es sich bei dem Dokument eindeutig um eine offizielle Mitteilung handelt. Pressemitteilungen sollten immer auf Rechtschreib- und Grammatikfehler überprüft werden, damit sie beim Empfänger einen positiven Eindruck hinterlassen.
Eine Pressemitteilung präsentiert Informationen in leicht zugänglicher Form. Die Pressemitteilung sollte mit einer kurzen Kopfzeile beginnen, ähnlich wie die Schlagzeile in einer Zeitung. Der Header ist eine Gelegenheit, den Journalisten zu ergreifen und sein Interesse für den Rest des Inhalts zu wecken. Halten Sie es kurz, informativ und interessant. „Treffen Sie den berühmten Autor Howard Zinn bei einem Cocktailempfang am 16. Dezember“ ist keine gute Überschrift, weil sie zu wortreich ist; „Du bist zu einem Empfang mit Howard Zinn eingeladen“ ist besser.
Im Anschluss an die Überschrift sollte im ersten Absatz kurz das Wer, Was, Wo, Wann, Warum und Wie der Pressemitteilung angegeben werden. Dieser Teil der Pressemitteilung ist in unserem Beispiel der geeignete Abschnitt, um zu erläutern, dass es sich bei der Veranstaltung um einen Cocktailempfang in der Hoover-Bibliothek am Dienstag um 7:00 Uhr handelt. im zweiten Absatz enthalten. In unserem Beispiel kann der zweite Absatz die Referenzen von Howard Zinn, den Grund für den Empfang und andere Details beschreiben, die den Bericht konkretisieren. Schließen Sie schließlich mit einem kurzen Absatz, der die Veröffentlichung abschließt und die relevanten Informationen wiederholt.