Ein Pro-Forma-Abschluss ist ein Abschluss, der lediglich Schätzungen der Rechnungslegung darstellt, die in Standardabschlüsse umgewandelt wurden. Die Wahl des besten Pro-Forma-Formats ist entscheidend, um fundierte Entscheidungen auf der Grundlage von Schätzungen und Pro-Forma-Aussagen zu treffen. Zu den Faktoren, die einem Unternehmen bei der Entscheidung für das beste Pro-Forma-Format helfen, gehören die verfügbaren Buchhaltungsinformationen, die Verwendung für die Pro-Forma-Abrechnungen und die Personen, die bestimmte Daten aus Buchhaltungsschätzungen benötigen. In einigen Fällen kann eine staatliche Aufsichtsbehörde Anforderungen und Einschränkungen für die von Unternehmen erstellten Pro-Forma-Erklärungen haben. Diese Anforderungen können nur eine begrenzte Anzahl von Unternehmen betreffen, beispielsweise solche, die sich im öffentlichen Besitz befinden.
Nicht alle Buchhaltungssysteme sind gleich, genauso wie die Geschäftstätigkeit oder die Abläufe in einem Unternehmen in einer bestimmten Branche nicht gleich sind. Daher können die Buchführungsdaten eines Unternehmens die Art des Pro-Forma-Formats, das das Buchführungssystem für diese Aufstellungen verwendet, stark beeinflussen. Es geht um die Datenmenge, die erforderlich ist, um die genaueste Proforma-Erklärung im Unternehmen zu präsentieren. Beispielsweise kann eine Pro-forma-Erklärung nur für sechs oder acht Monate erforderlich sein; diese Aussagen erfordern mit Sicherheit weniger Eingaben als eine Aussage für 12 oder 18 Monate. Die Genauigkeit von kurzfristigen Aussagen kann auch weniger wichtig sein als die von langfristigen Aussagen.
Ein weiterer wichtiger Faktor für die Wahl des Pro-Forma-Formats von Jahresabschlüssen ist die Verwendung der Dokumente. Eine Abteilung benötigt sicherlich weniger Informationen als der CEO oder andere Führungskräfte, die mehr Informationen über alle Abteilungen und Geschäftsaktivitäten wünschen. Der Leiter einer Abteilung benötigt möglicherweise nur Informationen über die Produktionstätigkeit innerhalb seiner Abteilung. Auch hier können diese Daten tatsächlich eher betriebswirtschaftlicher als finanzieller Natur sein, zumindest im Hinblick auf die Buchführung und die vorhandenen Systeme zur Messung der Finanzaktivitäten. Die Verwendung dieser Anweisungen ist vielleicht der innerste Faktor für das Pro-Forma-Format.
Neben der Verwendung von Proforma-Statements sind auch die Entscheidungsträger für das Proforma-Format wichtig. Beispielsweise benötigt ein untergeordneter Abteilungsleiter nicht alle Informationen, die ein leitender Manager oder eine Führungskraft benötigt. Die Aufgabentrennung kann dazu beitragen, den Informationsbedarf einer Stelle oder Person im Hinblick auf die Rechnungslegung einzuschränken. Die meisten Unternehmen sind nicht bereit, Einzelpersonen ohne Grund finanzielle Schätzungen zu geben. Dies schützt sowohl die Lebensfähigkeit als auch die Wahrhaftigkeit in einem Unternehmen.