Die Auswahl des besten Task-Management-Systems kann ziemlich schwierig sein, vor allem, weil jedes System auf unterschiedliche Bedürfnisse zugeschnitten ist. Um das beste System auszuwählen, müssen Sie zunächst ermitteln, welche Anforderungen es erfüllen soll, und ein Budget erstellen. Denken Sie daran, dass viele Leute mehrere verschiedene Systeme ausprobieren, bevor sie eines finden, das ihnen gefällt. Wenn mehrere Personen das Aufgabenverwaltungssystem verwenden, stellen Sie sicher, dass es über verbesserte Kommunikationsfähigkeiten verfügt. Das beste System kann Ihnen auch bei der Priorisierung Ihrer Aufgaben helfen und bei Bedarf Enterprise Resource Planning (ERP) und Client Relationship Management (CRM) auf einer Plattform integrieren.
Verschiedene Task-Management-Systeme erfüllen unterschiedliche Anforderungen und sind zu unterschiedlichen Preisen erhältlich. Einige verfügen über Text- und Datei-Imaging-Funktionen, webbasierte Anwendungen und/oder die Möglichkeit, Aufgaben zu priorisieren. Andere verfügen über Sicherheitsfunktionen, die es nur bestimmten Benutzern ermöglichen, bestimmte Funktionen zu nutzen. Bei so vielen verschiedenen Funktionen ist es wichtig zu erkennen, welche Funktionen Sie benötigen, damit Sie das effektivste System auswählen können. Sie werden auch feststellen, dass die Aufstellung eines Budgets Ihnen dabei helfen kann, die Liste der verfügbaren Systeme einzugrenzen, aus denen Sie wählen können.
Einige der besten verfügbaren Task-Management-Systeme verfügen über hervorragende Kooperations- und Kommunikationsfähigkeiten. Benutzer dieser Art von Systemen können leichter miteinander kommunizieren, und wenn ein Manager dies möchte, kann er oder sie die Leistung der Benutzer in Echtzeit verfolgen. Es ist auch ratsam, ein System zu wählen, das eine einfache Zusammenarbeit ermöglicht, um Missverständnisse zwischen den Benutzern zu vermeiden. Dies kann dazu beitragen, Betriebsfehler eines Unternehmens zu verringern und im Gegenzug den Gewinn des Unternehmens zu steigern. Diese Art von Systemen hilft auch, den Workflow in großen Organisationen zu perfektionieren und unter Kontrolle zu halten.
Wenn Sie ein System benötigen, das Aktivitäten für Sie priorisieren kann, wählen Sie ein Aufgabenverwaltungssystem mit verbesserten Entscheidungsfähigkeiten. Bei dieser Art von System werden Sie aufgefordert, Informationen zu verschiedenen Aspekten jeder Aufgabe bereitzustellen und dann Ihre Aktivitätsliste basierend auf Ihren Eingaben zu priorisieren. Viele Benutzer stellen fest, dass die Verwendung eines Systems zur Priorisierung von Aufgaben eine sofortige Verbesserung ihrer Effektivität bei der Erledigung dieser Aufgaben bietet. Dies hilft nicht nur dem Benutzer, sondern auch seinem Arbeitgeber, wenn das System zur Erfüllung seiner Aufgaben verwendet wird.
Ein Aufgabenverwaltungssystem, das ERP- und CRM-Technologien integrieren kann, ist möglicherweise die beste Wahl, wenn Sie für die Verwaltung von Kundenbeziehungen verantwortlich sind. Einer der nützlichsten Aspekte dieser Art von System ist, dass sie Kundendaten schnell konsolidieren kann, was einen einfachen Zugriff ermöglicht. Es wird normalerweise auch in der Lage sein, Aktivitäten über eine Job-Ticketing-Funktion zuzuweisen und zu überwachen; Diese Art von System ermöglicht es Telefonmitarbeitern normalerweise, Tickets für jede Anfrage oder Anfrage jedes Kunden zu erstellen und diese über webbasierte Schnittstellen zu protokollieren.
Die ultimative Art von Aufgabenverwaltungssystem ermöglicht es Ihnen, eine Reihe von Aufgabenverwaltungstools zu verwenden. Obwohl es mit einem hohen Preis verbunden sein kann, können Sie damit Zeitpläne erstellen, mit anderen Benutzern zusammenarbeiten, To-Do-Listen erstellen und priorisieren und vieles mehr. Es ermöglicht Ihnen auch, Aufgaben in verschiedene Dateitypen zu exportieren, einschließlich Text-, Word-Dokument- und HTML-Dateien.