Die Wahl der besten medizinischen Transkriptionssoftware hängt in erster Linie von den Bedürfnissen des Schreibers ab. Programme kommen mit einer breiten Palette von Funktionen und in unterschiedlicher Komplexität. Die Software sollte außerdem alle Gesetze und Vorschriften im Zusammenhang mit gesundheitsbezogenen Informationen erfüllen. Es ist auch ratsam, die Kompatibilitätsanforderungen der Clients vor dem Kauf eines Programms zu ermitteln.
Eine der wichtigsten Eigenschaften der medizinischen Transkriptionssoftware ist, dass sie den lokalen Vorschriften für die Kommunikation von gesundheitsbezogenen Informationen entspricht. In den Vereinigten Staaten von Amerika sind Patienten beispielsweise durch den Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) geschützt. Dieser Kongressakt sichert den Patienten durch standardisierte Methoden zur Sicherung von Gesundheitsinformationen einen gewissen Datenschutzstandard. Es gibt auch nationale Standards für die Kommunikation von Gesundheitsinformationen, die befolgt werden müssen. Ein Transkriptionist muss möglicherweise eine Software kaufen, die solchen Vorschriften entspricht, um im Geschäft zu bleiben.
Es gibt eine breite Palette von Funktionen in der medizinischen Transkriptionssoftware. Insgesamt sind sie darauf ausgerichtet, dem Transkriptionisten zu helfen, Projekte so schnell wie möglich abzuschließen und gleichzeitig die Genauigkeit beizubehalten, da viele Arbeiter in diesem Bereich nach Stunden bezahlt werden. Programme unterscheiden sich in der Art und Weise, wie sie Audiodateien erfassen, verarbeiten und organisieren.
Software mit der Worterweiterungsfunktion kann helfen, den Tippvorgang zu beschleunigen. Es erkennt Wörter innerhalb der ersten Tastenanschläge und füllt die restlichen Buchstaben aus. Der Schreiber beginnt mit der Eingabe allgemeiner Begriffe, die im Dokument verwendet werden sollen, und jedes Mal, wenn der Schreiber mit der Eingabe beginnt, trägt das Programm das Wort ein. Worterweiterungen arbeiten sowohl mit Abkürzungen als auch mit vollständigen Begriffen.
Medizinische Transkriptionssoftware kann auch so programmiert werden, dass sie Ton auf verschiedene Weise erfasst. Die meisten Programme akzeptieren verschiedene Arten von digitalen Dateien, wie z. B. solche, die von einem File Transfer Protocol (FTP), einem Datenstick oder einer CD heruntergeladen wurden. Andere Programme verwenden möglicherweise die Sprachaufzeichnungstechnologie, um das Audio von externen Quellen, wie z. B. Sprachnachrichten, abzurufen.
Eine andere Art von medizinischer Transkriptionssoftware verwendet Spracherkennungstechnologie, um Ton in Text zu übertragen. Viele Programme fügen auch Satzzeichen ein. Obwohl diese Art von Software den größten Teil des Transkriptionsprojekts bewältigen kann, ist es für den Transkriptionisten dennoch wichtig, den Volltext auf Richtigkeit zu überprüfen. Es ist wahrscheinlich, dass auch mindestens einige Satzzeichen hinzugefügt werden müssen.
Es gibt auch Software für medizinische Schreibkräfte in der Ausbildung. Ein typisches Programm führt den Benutzer sowohl durch das effiziente Erlernen des Transkriptionsprozesses als auch durch die Entwicklung eines soliden medizinischen Fachvokabulars. Die meisten Produkte bieten auch Möglichkeiten für eine geführte Praxis in einer Vielzahl von Formaten von Krankenakten.