Die besten Geschäftseinzahlungsscheine erfüllen die Grundanforderungen der Bank und erfüllen adäquat die Nebenfunktionen dieses wichtigen Geschäftsdokuments. Einzahlungsscheine werden in der Regel über die Bank bestellt und haben daher die erforderliche Codierung. Sekundäre Funktionen umfassen Rückverfolgbarkeit, Genauigkeit und Transaktionskommunikation. Alle diese Faktoren wirken zusammen, um eine Transaktion zu dokumentieren, sodass eine genaue Buchführung möglich ist. Darüber hinaus muss das Risiko eines internen oder externen Diebstahls minimiert werden.
Wenn Einzahlungen von mehreren Personen an mehreren Standorten getätigt werden, ist die Rückverfolgbarkeit ein Problem. Auf den besten Einzahlungsscheinen für Unternehmen lässt sich nachvollziehen, wer wann und wo eingezahlt hat. Dies kann durch eine spezielle Zeile auf dem Zettel erfolgen, die vom Einzahler unterschrieben wird. Zur Verbesserung der Rückverfolgbarkeit sind mehrere Kohleeinzahlungsbelege nützlich, wobei Kopien vom Einleger und der Aufsichtsbehörde aufbewahrt und der Bank vorgelegt werden.
Genauigkeit ist ein wichtiger Faktor bei der Auswahl der besten Geschäftseinzahlungsscheine, da falsche Daten zu Überziehungen und Bankgebühren oder Ungenauigkeiten in Kundenkonten führen können. Um die Genauigkeit zu erhöhen, können Unternehmen computergenerierte Einzahlungsscheine verwenden. Sollen die Einzahlungsscheine handschriftlich ausgefüllt werden, sollte ausreichend Platz für die Auflistung aller Schecks und die separate Erfassung der Zeilen für jeden Banknotenwert vorhanden sein. Die Mitarbeiter sollten aufgefordert werden, auf allen Einzahlungsscheinen ordentlich zu schreiben.
Die Transaktionskommunikation kann in einem kleinen Unternehmen offensichtlich sein, in einem sehr großen Unternehmen jedoch weniger. Buchhalter müssen wissen, wann Einlagen von der Bank anerkannt werden, welchem Konto die Einlage gutgeschrieben werden soll und in welcher Form die Einlage erfolgt. Verstreute Operationen können dazu führen, dass mehrere Personen mit der Kaution umgehen. Daher können nicht nur mehrere Kopien von Einzahlungsscheinen von Unternehmen wichtig sein, sondern es sollte auch ein Einzahlungsregister ähnlich einem Scheckregister geführt werden.
Ein Unternehmen muss mehrere Entscheidungen treffen, um das Diebstahlrisiko zu minimieren. Der Umfang der typischen Geschäftstransaktion und die Höhe des Bargelds im Vergleich zu anderen Zahlungsmitteln sollten bekannt sein. Andere zu erhebende Fakten sind, ob das Unternehmen handausgefüllte oder computergenerierte Belege verwendet, die Häufigkeit der Einzahlungen während der Banköffnungszeiten im Vergleich zur Verwendung von Nachteinzahlungen und ob Einzahlungen von verschiedenen Personen oder von derselben Person getätigt werden oder zwei Menschen. Je größer die Bargeldtransaktion, die häufigere Verwendung von Nachteinzahlungen und wiederholte Einzahlungen durch dieselbe Person erhöhen das Diebstahlrisiko durch externe Agenten und durch Mitarbeiter. Einweg-Plastik-Pfandsäcke mit mehreren Carbon-Geschäfts-Einzahlungsscheinen helfen, Nachtpfand-Diebstahl zu verhindern.
Die besten Einzahlungsscheine für Unternehmen enthalten die oben genannten Faktoren, sofern zutreffend. Ihre Größe kann vom Ausreißblatt in Brieftaschengröße bis zu einem mehrseitigen Bericht reichen, der von einer Buchhaltungssoftware erstellt wird. In jedem Fall sollten sie logisch, geordnet und für alle Benutzer leicht verständlich sein. Auch geschäftliche Einzahlungsscheine, die von Kunden nicht gesehen werden, sollen ein professionelles Erscheinungsbild vermitteln.