Das Hinzufügen eines beliebigen Mitarbeiters zu einem Team kann Angst auslösen, aber wenn man einen persönlichen Assistenten auswählen muss, ist noch mehr Sorgfalt erforderlich. Ein persönlicher Assistent vertritt einen Arbeitgeber. In der Regel nimmt ein Assistent Anrufe entgegen, vereinbart Termine und fungiert oft als Bindeglied zwischen Arbeitgeber und Kunde. Als erster Ansprechpartner muss ein Assistent ein freundliches, professionelles Auftreten aufweisen und ein gutes Gespür für die Werte und die Mission des Unternehmens haben.
Um einen persönlichen Assistenten auszuwählen, muss zunächst eine Stellenbeschreibung mit konkreten Aufgaben entwickelt werden. Listen Sie alles auf, wofür der persönliche Assistent verantwortlich ist, und notieren Sie die Software und Programme, die für die Ausführung der Aufgaben erforderlich sind. Ordne die Aufgaben nach Wichtigkeit. Wenn der Assistent 60 % des Tages damit verbringt, Webinhalte zu aktualisieren, ist die Auswahl eines Assistenten mit einem hohen Maß an Internetkenntnissen ein Muss. Alle Mitarbeiter können geschult werden, aber am besten ist es, wenn die Stärken eines persönlichen Assistenten direkt mit dem Großteil der Aufgaben übereinstimmen. Gelegentliche Aufgaben können am Arbeitsplatz erlernt werden, ohne dass viel Zeit für die Ausbildung gestohlen wird.
Die nächste Liste sollte die Arbeitsmoral des Unternehmens identifizieren. Was ist am wichtigsten? Pünktlich sein? Kreative Ideen in das Team einbringen? Arbeiten rechtzeitig beenden? Wählen Sie einen persönlichen Assistenten, der bereits die Qualitäten und Einstellungen aufweist, die das Unternehmen schätzt. Bereiten Sie vorab Sondierungsfragen vor, um die Arbeitsmethoden und Vorlieben des Kandidaten zu erkunden.
Viele Arbeitgeber sind versucht, einen persönlichen Assistenten mit ähnlichem Hintergrund und ähnlichen Fähigkeiten zu wählen, weil sie sich mit Vertrautheit wohl fühlen. Das ist ein Fehler. Die Idee eines persönlichen Assistenten besteht darin, jemanden in der Nähe zu haben, der die Lücke aufnimmt und zum Team beiträgt. Anstatt jemanden mit den gleichen Fähigkeiten einzustellen, fragen Sie nach anderen Fachgebieten. Listen Sie aktuelle Schwächen am Ende der Interviewfragen auf und erkundigen Sie sich auch nach den Hintergründen in diesen Bereichen.
Um einen persönlichen Assistenten auszuwählen, der die erforderlichen technischen Aufgaben übernimmt, sollten kostenlose Online-Assessments in Anspruch genommen werden. Das „Experten“-Niveau einer Person in einem Softwareprogramm kann die Vorstellung einer anderen von „Neuling“ sein. Vergessen Sie nicht die Kommunikationsbereiche. Wird der persönliche Assistent mit den Kunden per E-Mail oder auf andere Weise schriftlicher Korrespondenz kommunizieren? Holen Sie sich eine Schreibprobe. Software, Büromaschinen und Standard-Büroverfahren können trainiert werden, aber es kann schwierig sein, die Schreibfähigkeiten für diejenigen zu verbessern, die nicht von Natur aus mit schriftlicher Kommunikation vertraut sind. Rechtschreibfehler, Tippfehler und schlechte Grammatik sind eine große Abschreckung für einen Kunden.
Bewerten Sie also den Bedarf und verbringen Sie einige Zeit damit, die Stellenbeschreibung zu erstellen. Bestimmen Sie die Must-Have-Kriterien, grenzen Sie die Kandidaten ein und fordern Sie Tests an. Vertraue deinen Instinkten. Wenn die Kandidatenliste richtig eingegrenzt wurde, haben die Top-Picks wahrscheinlich alle wichtigen Eigenschaften. An dieser Stelle sollte die Wahl getroffen werden, indem Sie den Kandidaten auswählen, zu dem Sie den besten Draht haben.