La elaboración de un presupuesto de TI puede llevar más tiempo y reflexión que otros elementos dentro de su plan fiscal para el próximo año. Si bien algunos costos son fijos, habrá que estimar muchos. Por ejemplo, los gastos como el acceso a Internet son fáciles de presupuestar, porque probablemente tendrá una tarifa fija fijada. Los costos de reparación y mantenimiento a menudo tienen que estimarse, porque nunca se sabe qué equipo se avería o necesita una actualización . Planifique dedicar más tiempo a su presupuesto de TI, ya que puede ayudar a evitar sorpresas desagradables en los próximos trimestres.
Los elementos más fáciles en su presupuesto de TI son los costos fijos. Estos son todos los artículos que conoce el precio y pueden llegar a una cifra casi exacta. Los artículos de costo fijo a menudo incluyen servicios de teléfono, Internet y fax. Si tiene un sitio web, podrá calcular las tarifas de alojamiento de su dominio para el próximo año. Luego, querrá averiguar los artículos más caros en su presupuesto de TI. Intente determinar si necesitará nuevas computadoras, servidores de red u otras actualizaciones tecnológicas. Asegúrese de incluir las actualizaciones de tecnología que espera, así como las actualizaciones de software. Si tiene que contratar a un especialista para instalar cualquiera de las nuevas actualizaciones, incluya los fondos adecuados para el trabajo.
El mantenimiento y la reparación es otra faceta importante en los presupuestos de TI. Si bien no puede predecir cuándo se descompondrá una pieza de tecnología, puede estar seguro de que sucederá en algún momento de su ciclo de vida. Asegúrese de errar con precaución cuando se trata de costos de mantenimiento y reparación en su presupuesto de TI. Incluya efectivo que se reservará para pagar las piezas, así como dinero para pagar el salario de un técnico si es necesario. Para cada artículo que incluya en su presupuesto, primero mire los costos del año fiscal anterior para ayudarlo a hacer mejores estimaciones.
Su presupuesto de TI también debe incluir salarios para cualquier empleado que trabaje en tecnología de la información para usted. Si algún empleado espera un aumento de sueldo, asegúrese de presupuestarlo. Si tiene un departamento de TI, es posible que deba contabilizar las horas extra, ya que podría no ser conveniente realizar actualizaciones u otras tareas de mantenimiento durante el horario comercial normal. No olvide agregar un colchón para cualquier mandato gubernamental nuevo, como tarifas y costos adicionales para el seguro de salud.
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