Un flujo de trabajo es una secuencia de pasos realizados por una o más personas que han sido diseñadas para hacer que el proceso se lleve a cabo de la manera más eficiente y fácil posible. El mejor software de flujo de trabajo puede ser una de dos cosas diferentes. Por un lado, el software de flujo de trabajo puede ser un software superior para ayudar a diseñar, rastrear y mejorar el flujo de trabajo de una organización. Alternativamente, puede ser el programa o paquete de software que está diseñado con una interoperabilidad tan buena que, por su diseño cuidadoso, hace que el flujo de trabajo sea fluido y optimizado. Elegir el mejor software de flujo de trabajo de los dos tipos diferentes requiere diferentes enfoques.
El primer tipo de software de flujo de trabajo también puede ser software de Business Process Management (BPM) o software de gestión de proyectos (PMS). Estos paquetes de software son amplios y el flujo de trabajo es solo una parte de lo que se enfocan. Por lo tanto, para elegir el mejor, deberá explorar para averiguar cuál le da al flujo de trabajo el tratamiento que necesita. Las características a considerar incluyen la usabilidad para sus propósitos, ya sea de propiedad o de código abierto, el diseño y el costo. Probablemente valga la pena verificar las características más allá del flujo de trabajo para ver si puede ser útil en otros aspectos de su negocio.
El segundo tipo de software de flujo de trabajo es un programa independiente hecho con miras a la interoperabilidad o una suite que está bien diseñada y hace lo que necesita. Un ejemplo del primero sería el software arquitectónico que puede importar cada tipo de archivo posible que necesite y exportar cada tipo de archivo que desee usar dentro de su empresa o compartir con los clientes. Un producto de software con menos opciones de importación y exportación complicaría el flujo de trabajo al requerir que el trabajo se convierta en otro programa, se escanee o se vuelva a ingresar para mantener el flujo de trabajo.
Un ejemplo de un paquete de software que proporcionaría el mejor flujo de trabajo podría ser un software integrado de escritura y edición con un software de diseño correspondiente. Un dúo bien diseñado facilitaría el flujo y el reflujo de la copia. También facilitaría el ajuste del diseño y vería los cambios resultantes sin perder diseños anteriores, además de facilitar la edición del material para que se ajuste. Elegir este tipo de software requiere planificar las necesidades de todo el flujo de trabajo y considerarlas todas juntas.
Inteligente de activos.