Antes de elegir un producto de software de gestión del conocimiento de código abierto, es necesario determinar qué soluciones mejorarían mejor la eficiencia y la productividad en su organización. Para muchos profesionales, la mejor manera de encontrar soluciones es contar con la ayuda de un analista de negocios o un especialista en gestión del conocimiento. Estos profesionales pueden utilizar datos que reflejen el estado de su organización, así como una perspectiva del mercado o de la industria, para determinar qué necesita su organización para tener más éxito. Una vez que comprenda cómo su organización puede beneficiarse del software de gestión del conocimiento de código abierto, podría ser una buena idea considerar factores como las características de los diferentes programas, la compatibilidad y la usabilidad.
El software de gestión del conocimiento es cualquier tipo de programa informático que permite a los miembros de una organización almacenar, acceder y compartir información relevante. Estos sistemas también se pueden conocer como sistemas de gestión de contenido o documentos. Cuando el software es de código abierto, su código se pone a disposición del público, a menudo de forma gratuita.
Un objetivo principal de la gestión del conocimiento es ayudar a los gerentes y ejecutivos a utilizar la inteligencia para tomar decisiones comerciales más informadas. Un objetivo igualmente importante de la gestión del conocimiento es ayudar a todos los miembros de una organización a compartir información que pueda mejorar su desempeño. Por esta razón, su elección de software de gestión del conocimiento de código abierto debe depender de las áreas en las que le gustaría ver mejoras. Las personas que deseen mejorar la gestión de inventario, por ejemplo, deben elegir un software que proporcione a los usuarios plantillas y funciones que les faciliten el seguimiento de los activos y el seguimiento de los requisitos de producción.
Una vez que encuentre el software de gestión del conocimiento de código abierto que se adapte a sus necesidades, puede limitar sus opciones según los requisitos de compatibilidad. Preste atención a los programas de sistemas operativos que requieren. Muchos profesionales pueden beneficiarse del software al que pueden acceder desde dispositivos móviles. Si este es el caso, debe asegurarse de que se pueda acceder a los programas que considere como aplicaciones móviles.
La usabilidad puede ser un factor muy importante a la hora de elegir el mejor software de gestión del conocimiento de código abierto. Idealmente, un sistema de gestión del conocimiento debería incluir interfaces que cualquier miembro de una organización pueda utilizar sin una formación extensa. Dado que a menudo se puede acceder al software de código abierto sin costo, es posible que desee probar varias interfaces para determinar cuál podría ser más fácil de aprender para sus empleados. Sin embargo, tenga en cuenta que la capacitación es una parte importante de la implementación del sistema de gestión del conocimiento, por lo que debe esperar que los miembros de su organización reciban alguna instrucción.