Al elegir el software de propuesta, hay algunos factores a considerar: sus necesidades y requisitos, el tipo de datos y contenido que desea incorporar en sus informes, si existen plantillas personalizadas y si el software le permitirá hacer una marca personalizada. Otras características que debe buscar son contenido coherente, almacenamiento de datos y la opción de imprimir las propuestas o crear archivos de datos. El mejor software de propuestas se adaptará a sus necesidades y ofrecerá algunas, si no todas, estas características.
Tenga en cuenta el formato que utiliza al compilar propuestas. Si tiene clientes con especificaciones únicas o si tiene que entregar propuestas en formatos específicos, un paquete de software con formatos variables es una buena opción. El mejor paquete de software debería permitirle modificar plantillas, agregar, editar o eliminar texto cuando sea necesario.
Los mejores paquetes de software de propuestas también le permitirán utilizar figuras. Esto es especialmente importante cuando se necesita información detallada de precios, cálculos o configuraciones en una propuesta. Un buen paquete de software de propuesta debe permitir la entrada de información como tablas de precios o permitir que esa información sea importada.
La marca puede ser importante al crear propuestas, y un buen paquete de software de propuesta incluirá esta opción. Si diferentes personas de su empresa crean propuestas, es posible que también desee asegurarse de que todas las propuestas tengan un estilo coherente. La coherencia ayuda a crear una imagen de empresa, y ser capaz de personalizar la marca de sus propuestas puede fomentar la impresión de profesionalismo.
Algunos paquetes de software de propuesta funcionan como software como servicio. Este tipo de software ofrece acceso a los usuarios a través de Internet. Este tipo de software de propuesta evita que la información se almacene en una computadora local y ayuda a mantener la coherencia de los datos para todos los usuarios. La coherencia de los datos es muy importante al colaborar, y tener acceso inmediato a las actualizaciones de datos asegurará que la información actualizada esté disponible para cada usuario.
Un buen programa de propuestas le permitirá realizar un seguimiento de los cambios realizados en los documentos. Esta función puede ahorrar mucho tiempo cuando un vendedor deja la empresa o es reemplazado por alguien nuevo. Si las propuestas se almacenan en el sistema, permite que otros vean las diferentes versiones y se hagan cargo de la cuenta.