Una empresa de software como servicio (SaaS) vende acceso a una variedad de programas de software a empresas y organizaciones. Este método de prestación de servicios de tecnología de la información ha ido aumentando constantemente en popularidad debido a la menor necesidad de inversión en infraestructura, hardware o personal de apoyo informático dedicado. Hay cuatro elementos a considerar al intentar elegir entre proveedores de SaaS: acuerdo de nivel de servicio, funcionalidad del sistema, horas de disponibilidad y precio.
El valor en dólares y el alcance de los servicios disponibles de los proveedores de SaaS generalmente exceden los límites de una orden de compra estándar. La mayoría de las empresas completan un proceso de adquisición, como una solicitud de propuesta (RFP) o una solicitud de información (RFI), para ayudar en el proceso de selección. Desde un punto de vista organizacional, estos procesos obligan al cliente a pensar seriamente en los servicios requeridos por el proveedor de SaaS. En un proceso de RFP estándar, el cliente proporciona especificaciones detalladas y permite que los proveedores potenciales proporcionen una respuesta por escrito para su revisión y selección.
Independientemente del proceso utilizado, todos los proveedores de SaaS proporcionarán un acuerdo de nivel de servicio (SLA) por escrito en el que se describen con gran detalle los servicios que se comprarán. Revise el SLA de al menos tres empresas diferentes para conocer las opciones disponibles, la capacidad del proveedor para cumplir con los requisitos básicos y los niveles de servicio al cliente. Estas respuestas pueden ser bastante prolijas, pero invertir tiempo y esfuerzo es la única forma de tomar una decisión informada y basada en hechos.
Durante un complejo proceso de selección de software, es muy fácil distraerse con todas las posibilidades. Haga una lista de todas las funciones del software que se requieren y una lista separada de funciones que serían agradables pero que no son esenciales. Imprima una lista separada para todos los proveedores de SaaS e indique qué funciones se proporcionan en la solución propuesta. Ignore todas las funciones que no están incluidas en estas dos listas. Esta es una excelente manera de asegurarse de que la selección final satisfaga las necesidades actuales y no solo las futuras.
Las horas de disponibilidad son un tema crítico cuando se buscan diferentes proveedores de SaaS. Verifique la información de la zona horaria y asegúrese de que se proporcione por escrito. Muchas empresas ofrecen acceso las 24 horas por una tarifa. Verifique qué zona horaria está usando el proveedor para asegurarse de que no haya sorpresas. Recuerde considerar no solo cuándo los usuarios necesitarán acceder al sistema, sino también cuándo será necesario que los trabajos se realicen en horas atípicas.
Las opciones de precios de los proveedores de SaaS pueden ser fijas o basadas en el uso. Un contrato de precio fijo es por una cantidad específica de dinero por los servicios enumerados en el SLA. Los precios basados en el uso se basan en el volumen de transacciones, el número de usuarios registrados o el valor monetario total de la actividad. Revise este aspecto del contrato en detalle y complete un análisis interno para determinar qué método es el más rentable.