La elección de la mejor videoconferencia depende de muchos factores, como la cantidad de personas que asistirán y los sistemas operativos informáticos que utilizan esas personas. Además, es posible que desee elegir una empresa de videoconferencia que permita actualizaciones a servicios premium para que sus programas de software puedan crecer con su negocio. En general, los programas de videoconferencia tienen menos funciones y soporte que los pagos, pero aún pueden ser un recurso valioso para una pequeña empresa. Las videoconferencias gratuitas también pueden ser utilizadas por familiares y amigos para mantenerse en contacto cuando las interacciones en persona no son una opción.
Los programas de videoconferencia gratuitos generalmente no permiten que más de 10 personas se reúnan a la vez. Cualquier lugar de dos a seis personas es común, con más personas permitidas si el usuario principal se actualiza a un servicio pago. Esta limitación puede ser un grave inconveniente o incluso un factor decisivo para una empresa, pero generalmente es perfecto para personas que no son de negocios, como familiares y amigos, para mantenerse en comunicación. Si necesita videoconferencias gratuitas para alrededor de una docena de personas o más, sus opciones pueden ser escasas o nulas. La buena noticia es que la videoconferencia es relativamente económica cuando se paga por un servicio que admite menos de dos docenas de personas.
Algunos programas de videoconferencia gratuitos solo admiten ciertos sistemas operativos; por ejemplo, el programa de video y mensajería instantánea iChat® de Apple® está diseñado solo para Mac OS®. La gran mayoría de los programas de videoconferencia gratuitos están hechos para Windows® o son compatibles con todos los sistemas operativos, incluido Linux®. Hay menos programas de videoconferencia gratuitos basados en navegador, lo que significa que no es necesario descargarlos e instalarlos. Estos pueden ser útiles si sus empleados usan computadoras compartidas o un sistema operativo que no es ampliamente compatible. Sin embargo, tienen desventajas específicas, como ser a veces más propensos a problemas de conexión que los programas instalados.
Un aspecto particularmente útil de algunos programas de videoconferencia gratuitos es la capacidad de actualizar, obtener más funciones y salas más grandes. Estos programas se pueden utilizar para preparar el crecimiento de la empresa en meses o años desde el momento en que comenzó a utilizar el servicio. Esto permite una transición más fluida que hacer que los empleados aprendan y se sientan cómodos con los nuevos sistemas de videoconferencia. Algunos programas se pueden actualizar para permitir que literalmente cientos de personas realicen videoconferencias al mismo tiempo. Aunque generalmente son costosos, estos servicios a menudo vienen con muchas funciones que el software de videoconferencia gratuito no tiene.