Los estatutos son las reglas y procedimientos que cualquier organización utiliza para establecer su junta directiva, funcionarios y miembros, y para llevar a cabo sus negocios operativos y administrativos. La persona o comité responsable de redactar los estatutos sin fines de lucro debe estar familiarizado con los requisitos gubernamentales para el documento, así como con los objetivos y necesidades generales de la organización. Cuando redacta estatutos sin fines de lucro, deben abordar cualquier información requerida, proporcionar un esquema claro para administrar la organización y ser lo más claro y breve posible.
Los estatutos sin fines de lucro deben incluir las reglas y procedimientos para establecer una junta directiva. Esto incluiría la frecuencia y el procedimiento para la elección o el nombramiento de los miembros de la junta, así como la duración de sus mandatos y cuántos mandatos sucesivos pueden cumplir. Los estatutos deben contener información sobre cómo se llevarán a cabo las reuniones de la junta, así como el número mínimo de miembros que deben asistir a un quórum de votación. Los procedimientos para remover a un miembro de la junta, cuando sea necesario, deben estar claramente establecidos en los estatutos. Una declaración que describa los límites de responsabilidad para los miembros de la junta también es una buena idea.
La elección de oficiales también debe abordarse en los estatutos. La organización sin fines de lucro identificará qué oficiales son necesarios para llevar a cabo negocios de manera efectiva y luego establecerá reglas para elegir a los oficiales y la duración de sus mandatos. Los deberes, responsabilidades y autoridad de cada oficial deben estar definidos de manera amplia pero clara. Además, es una buena idea incluir una declaración con respecto a qué miembros o oficiales asistentes tendrán la autoridad de intervenir cuando un oficial esté ausente temporalmente.
La organización debe decidir si tendrá o no una membresía con derecho a voto. Si la membresía general tiene el poder de votar sobre ciertos asuntos, los estatutos deben abordar los procedimientos para esta votación. Por lo general, esto incluiría una definición de quién es miembro, los derechos individuales del miembro como parte de la organización y el proceso para celebrar reuniones y votar sobre asuntos.
Si bien es vital cumplir con todas las regulaciones aplicables con respecto a los estatutos sin fines de lucro, deben mantenerse lo más breves posible y lo suficientemente amplias como para permitir a la organización cierta flexibilidad. Por ejemplo, en lugar de decir que la junta se reunirá a las 6:00 pm el tercer martes de cada mes, una declaración más flexible es que la junta se reunirá a intervalos regulares, pero al menos una vez por trimestre. Esto le permite a la organización cierta flexibilidad para cambiar los días y horarios de las reuniones según sea necesario, pero sigue cumpliendo con sus propios estatutos. Este es solo un ejemplo posible; Los conceptos de brevedad y flexibilidad generalmente deben aplicarse siempre que sea posible.
Una vez que los estatutos se redactan, aprueban por la junta y se presentan a las autoridades gubernamentales correspondientes, deben revisarse periódicamente, tal vez cada tres o cinco años. Una organización sin fines de lucro, a lo largo de su vida útil, puede cambiar de dirección y enfoque a medida que cambian las necesidades de sus miembros. Las leyes locales y regionales con respecto a los estatutos sin fines de lucro también pueden cambiar de vez en cuando. Los estatutos deben reflejar y apoyar el propósito general de la organización, y deberán cambiarse y revisarse periódicamente a medida que la organización sin fines de lucro crezca y madure. También es una buena idea que un abogado experimentado revise cualquier cambio importante en los estatutos para garantizar el cumplimiento de todas las leyes aplicables.
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