Desarrollar una comprensión del propósito de un informe de análisis de brechas generalmente es el primer paso para escribir un documento útil. Un informe de análisis de brechas examina la brecha entre el estado actual de una empresa y sus objetivos. Esta información puede ayudar a una organización a delinear un plan para alcanzar las metas. El informe de análisis de brechas también revisa el historial de la entidad para determinar cómo alcanzó su estado actual. Esto puede ayudar a los planificadores a determinar qué métodos son más deseables para realizar mejoras.
El objetivo principal de escribir un informe de análisis de brechas generalmente es demostrar una comprensión del impacto de cada elemento en la organización. Esta es una manera efectiva de encontrar individuos, departamentos y actividades que obstaculicen el logro de los objetivos de la organización. Aunque puede ser útil observar qué tan bien funciona un elemento de la organización en sí mismo, el propósito general es determinar cómo cada una de estas piezas afecta a toda la operación.
En la mayoría de los casos, un equipo elabora un informe de análisis de brechas. Esto se debe en parte al volumen de trabajo que se requiere para realizar un análisis exhaustivo. También es una buena manera de garantizar que el informe no refleje el punto de vista de un individuo. La información para los informes de análisis de brechas se puede recopilar a través de entrevistas, encuestas y el examen de registros como los de las áreas de finanzas y recursos humanos.
Uno de los elementos clave de un informe de análisis de brechas es la declaración del problema. Este es un resumen de los problemas más apremiantes que impiden que la organización logre sus objetivos. Estos problemas se incorporarán al plan para proporcionar un punto de partida para realizar mejoras.
Una vez que se ha reunido la información, se puede hacer un plan para cerrar la brecha entre el estado actual y deseado de la organización. Algunas de las cosas que podrían considerarse al hacer este plan incluyen los recursos necesarios, como dinero, tiempo y personas. El plan también podría describir qué herramientas u otros materiales se necesitan y, posiblemente, cómo se pueden obtener.
Un informe de análisis de brechas también generalmente describirá qué proceso debe seguirse para que la organización alcance sus objetivos. Esto puede incluir plazos, fechas límite y métricas para medir el éxito. Un análisis también incluirá a menudo puntos de referencia para objetivos específicos para que el progreso sea uniforme y consistente.
Algunas organizaciones usarán otro tipo de análisis para determinar qué pasos tomar para cerrar la brecha. Este es un examen de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (FODA) que están relacionadas con una empresa en particular y se llama análisis FODA. Al comprender estos atributos generales de la empresa y las razones de la brecha, se puede hacer un plan integral para el avance.
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