El papel de recepcionista puede desempeñar un papel importante en la imagen general y la atmósfera de casi cualquier negocio. Como primer punto de contacto para clientes y clientes, la recepcionista a menudo es responsable de la primera impresión de cualquier persona que entra por la puerta. El papel de recepcionista también puede incluir varias tareas de secretaría que requieren buenas habilidades de organización, así como conocimientos de informática y fuertes habilidades de comunicación.
En muchos negocios, la oficina principal o el área de recepción están configurados para que todos los visitantes entrantes comiencen en el escritorio de la recepcionista. Trabajar como un recibidor y contacto inicial para clientes y clientes es una parte importante del papel de la recepcionista, ya que él o ella pueden ser responsables de crear una primera impresión positiva. Las buenas habilidades personales pueden ayudar a una recepcionista a presentarse como amigable, acogedora y competente. Dado que algunos visitantes pueden venir ya agitados o molestos, la capacitación en gestión de conflictos también puede ser muy útil en el papel de recepcionista.
La capacidad de priorizar y trabajar de manera organizada es crucial para la mayoría de los trabajos de recepcionista. Muchos recepcionistas tienen la tarea de mantener registros de la empresa y sistemas de archivo, mantener horarios diarios para los VIP de la empresa y garantizar que se mantenga la cadena de mando adecuada. Un buen recepcionista debe ser capaz de evaluar rápidamente las necesidades de cada persona o problema que llega a su escritorio, y asegurarse de que los problemas se manejen de la manera más efectiva. Una recepcionista bien organizada ayuda a que un negocio fluya sin problemas, asegurando que los problemas correctos se envíen al departamento correcto.
Las habilidades informáticas a menudo juegan un papel importante en el papel de recepcionista. En muchos trabajos, una recepcionista debe poder ejecutar programas informáticos de mantenimiento de registros, facturación y pago e ingreso de datos específicos para el trabajo. Muchos también son responsables de leer y clasificar los correos electrónicos de la empresa, escribir o transcribir cartas y administrar los sistemas de archivo en línea. Una recepcionista con fuertes habilidades informáticas y un conocimiento integral de todos los programas informáticos necesarios puede ayudar a mejorar la precisión de los registros de la empresa y la eficiencia de los trabajos diarios de la empresa.
Dado que la recepcionista a menudo sirve como un conducto entre todas las sucursales de una empresa, así como el público, su papel requiere naturalmente excelentes habilidades de comunicación. Los empleados de la compañía a menudo pueden pasar por el escritorio de la recepcionista para obtener información sobre un problema o cliente en particular, ya que él o ella tiene contacto directo con casi todos los clientes y el personal de la compañía. Si bien es importante que una recepcionista sirva como un recurso preciso para la información, también es crucial para el papel de una recepcionista que comprenda las políticas de privacidad y las leyes de divulgación. Los recepcionistas deben ser discretos cuando se les pregunta sobre temas que no pueden discutir, mientras mantienen un comportamiento amigable.