Muchas empresas ofrecen alguna forma de política de reembolso de matrícula. Cada una de estas políticas puede ser diferente, tener una variedad de límites en el pago total y puede tener muchas exclusiones o reglas básicas diferentes. En la mayoría de los casos, los empleados deben conocer bien la política de su empresa para no tomar accidentalmente cursos que la empresa no pagará.
Una característica de una política de reembolso de matrícula en muchas organizaciones es que las compañías no pagarán si no se aprueban los cursos. Un empleado debe asegurarse de obtener una calificación aprobatoria antes de inscribirse en un curso. Por lo general, los empleadores pagan después de que se haya completado el curso y el empleado puede mostrar pruebas con una transcripción de aprobar con éxito una o más clases. Esto significa que las primeras clases que tome una persona deberán pagarse de su bolsillo, aunque con reembolsos posteriores, las clases tomadas pueden no requerir que el empleado pague dinero por adelantado. Sin embargo, puede haber limitaciones totales en el reembolso disponible, y las empresas suelen indicar este aspecto de la política de reembolso de matrícula por adelantado.
Las características comunes adicionales de una política de reembolso de matrícula incluyen los requisitos de que el empleado ha estado trabajando en una empresa durante un período de tiempo determinado. Esto puede variar, pero muchas compañías requieren que la persona haya trabajado durante al menos un año. Es posible que el empleado también necesite trabajar a tiempo completo, aunque esto puede variar según la empresa. Otras compañías pueden afirmar que los empleados solo son elegibles para reembolso si permanecen en la compañía un año después de que haya ocurrido; de lo contrario, el dinero podría tener que devolverse a la empresa o podría eliminarse de los cheques finales.
Con frecuencia, las compañías declaran estrictamente en su política de reembolso de matrícula que los cursos tomados deben estar relacionados con el trabajo de la compañía. Esto no significa necesariamente que las clases tomadas tengan que estar en el área de trabajo actual de un empleado. Un maquinista podría realmente querer trabajar en recursos humanos o gestión, y estas clases pueden ser aprobadas porque la compañía emplea a personas que se especializan en estas cosas. De hecho, venir de un entorno de fabricación u otro podría hacer que un gerente o persona de recursos humanos sea invaluable, ya que tienen conocimiento de cómo funcionan otras partes de la empresa. Aquí hay suficiente área gris para hacer aconsejable que las personas consulten con quien administra el reembolso de la matrícula para verificar que las clases tomadas o los títulos intentaron cumplir con los estándares definidos de “campos relacionados”.
Hay algunas compañías que tienen asociaciones con universidades locales. Esto podría significar que las personas solo son elegibles para el reembolso de la matrícula si asisten a una universidad asociada. Averiguar si existen tales restricciones de la política de reembolso de la matrícula suele ser bastante fácil, preguntando a los recursos humanos.
La mejor manera de determinar exactamente qué ayuda está disponible es analizar cuidadosamente una política de reembolso de matrícula y preguntar sobre cualquier detalle que no esté claro. Puede haber una gran variación, por lo que discutir características comunes, a menos que constituya la base para la comparación entre dos compañías, puede no ser muy útil. Otra cosa que los empleados podrían considerar si una compañía no tiene dicha política es pedir una, o simplemente pedir asistencia de matrícula individualmente. Se pueden hacer fuertes argumentos de que este beneficio laboral es valioso para una empresa, ya que fomenta la lealtad de la empresa, da como resultado una fuerza laboral mejor capacitada y permite la promoción desde dentro.