La adquisición de RFP es el proceso de emitir una solicitud de propuesta (RFP) para obtener ofertas para la adquisición de bienes o servicios. El proceso de adquisición de RFP es ampliamente utilizado internacionalmente como el vehículo apropiado para tipos específicos de adquisición o actividad de compra. Aunque los valores varían según la empresa, las compras o los contratos por encima de un valor específico en dólares se gestionan a través de una solicitud de propuesta. Dependiendo de la industria, la adquisición de RFP también se usa para: proyectos de alto perfil, proyectos de gran valor en dólares, contratos para una canasta de bienes o servicios, y para proyectos donde puede haber un conflicto de intereses.
En un proceso de RFP, el cliente es responsable de crear el documento con todas las especificaciones, detalles y plazos necesarios. Esta información se proporciona a una lista previamente examinada de proveedores potenciales o se publica en una red abierta, de modo que todos los proveedores tengan acceso a la solicitud. Los proveedores tienen un marco de tiempo específico para responder, junto con el protocolo y los procedimientos que rodean la adjudicación del contrato.
Según la ley de contratos, el proceso de RFP se reconoce como un método justo y equitativo para recopilar las respuestas de los proveedores y adjudicar un contrato. La base principal de este juicio se basa en la transparencia del proceso. Los clientes que otorgan contratos a proveedores sin datos de respaldo basados en el proceso de RFP pueden ser demandados en un tribunal civil. Es responsabilidad del cliente proporcionar documentación y pruebas de que el proceso de adjudicación fue justo y equitativo. Si no se proporciona esta información de respaldo, se generarán fuertes multas a nombre del proveedor que no haya tenido éxito.
Los proyectos de alto perfil o de alto valor en dólares se benefician de un proceso de RFP, ya que alienta a los proveedores a proporcionar la mejor combinación de precio, calidad y servicio posible. El proceso de toma de decisiones es más fácil, ya que los criterios son claros y todos los proveedores deben proporcionar la misma información. Además, este proceso gestiona la interacción entre el personal de ventas y el cliente, lo que permite a ambas partes centrarse en los problemas y requisitos centrales.
Un contrato para una canasta de bienes es bastante complejo. Este enfoque se usa típicamente cuando se selecciona un proveedor para compras multipropósito, y no un producto específico. Por ejemplo, los contratos de suministros de oficina se otorgan en función de una combinación de precio, entrega y servicio. Para comparar los precios de manera equitativa, la respuesta se basa en una canasta específica de bienes. Este enfoque proporciona la herramienta necesaria para reducir el enfoque a un valor cuantificable.
Un conflicto de intereses puede ocurrir cuando la persona responsable de la adquisición o el grupo de usuarios tiene conexiones personales con empresas que brindan este servicio o producto. El uso de la adquisición de RFP permite a la empresa enmascarar los nombres de los encuestados, agregar diferentes personas al comité de evaluación o utilizar a otro personal para tomar la decisión. Esta es una excelente manera de evitar litigios costosos.
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