Hay varios tipos de software gratuito de fax disponibles para varios sistemas operativos. La mayoría de los programas gratuitos están diseñados simplemente para enviar un archivo de imagen a una máquina de fax y negociar los protocolos de comunicación a través de un módem y una línea telefónica estándar o una conexión de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP). Algunos programas gratuitos están diseñados solo para recibir faxes de la misma manera o pueden manejar tanto el envío como la recepción. Más software gratuito de fax con todas las funciones puede convertir documentos en archivos de imagen que se pueden enviar a un fax, o puede utilizar programas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de código abierto para convertir los faxes entrantes en archivos de texto editables. Un tipo de software gratuito de fax ligeramente diferente actúa únicamente como una herramienta de gestión, confiando en cambio en servicios en línea gratuitos para realizar el envío de faxes, aunque estos programas de software gratuito pueden tener publicidad en la portada del fax.
Uno de los tipos de software gratuito de fax más comúnmente disponibles es un programa que envía un fax a otra máquina de alguna manera. Estos pueden ser muy básicos, con solo la capacidad de marcar, conectarse y enviar un archivo de imagen, o pueden ser más ricos en funciones, utilizando módulos para convertir documentos de texto en imágenes antes de enviarlos. En general, se requiere un módem y una línea telefónica estándar para que funcione un programa de fax, aunque algunos programas gratuitos permiten utilizar una conexión VoIP para enviar el fax.
Menos comunes son los programas gratuitos de fax diseñados para recibir faxes a través de un módem. Esto se debe en parte a que puede ser difícil o poco práctico sondear un módem en busca de una señal de fax sin interrumpir otros dispositivos, como los contestadores automáticos, que también sondean la línea. Muchas versiones de software de recepción dependen del usuario para indicar cuándo está entrando un fax, por lo que es necesario que el usuario permanezca frente a la computadora hasta que entre la llamada.
Hay un puñado de paquetes de software gratuito de fax con todas las funciones disponibles que facilitan el envío y la recepción de faxes. A veces, estos programas pueden administrar documentos, convertirlos entre formatos y enviar faxes automáticos a varios números en una libreta de direcciones. Otras funciones útiles que se pueden implementar incluyen el envío de documentos de fax convertidos por correo electrónico, correo electrónico o notificación de mensajería instantánea de los faxes recibidos, y la edición básica de imágenes para permitir la adición de firmas o sellos a los documentos enviados por fax.
Un último tipo de software gratuito de fax es un programa que no incluye ningún tipo de funcionalidad innata para enviar o recibir faxes en sí. En cambio, estos programas se enfocan en crear documentos y luego se conectan a un servidor en línea a través de Internet para enviar el fax. Esto tiene la ventaja de no requerir que una computadora o dispositivo que ejecute el software gratuito de fax tenga un módem instalado, pero tiene la complicación de depender de un servicio de terceros para el envío de faxes. En estos casos, el software gratuito puede volverse inútil si el servidor en línea principal deja de funcionar, al mismo tiempo que potencialmente elimina el control sobre ciertos aspectos relacionados con la calidad de la transmisión de fax.