La mayoría de la tecnología de videoconferencia se puede organizar en diferentes tipos de hardware necesarios para videoconferencia y software utilizado para establecer una conexión entre los participantes. El hardware estándar comienza con el equipo de audio y video necesario para este tipo de comunicaciones, incluidas cámaras, micrófonos y parlantes. Otras necesidades de hardware son más generales e incluyen computadoras y monitores, dispositivos de conexión o equipos para redes, así como cualquier dispositivo de entrada especializado que pueda ser necesario. La tecnología de videoconferencia también incluye el software utilizado para este tipo de conferencias, que generalmente incluye programas para establecer conexiones entre usuarios y software de edición de video o audio.
La tecnología de videoconferencia generalmente se refiere al hardware y software requerido por los usuarios que forman parte de una videoconferencia. Uno de los componentes más importantes de este tipo de tecnología es el equipo que se utiliza para capturar audio y video. Por lo general, esto incluye una o más cámaras, así como al menos un micrófono, que a menudo se configuran de diferentes maneras dependiendo del número de oradores en una conferencia. Si muchas personas utilizan la tecnología de videoconferencia para comunicarse juntas, es probable que cada una necesite un micrófono y también una cámara o cámara web.
También se utiliza una gran cantidad de otras tecnologías de videoconferencia en este tipo de conferencias, incluidas otras piezas de hardware. Cada persona que vea o participe en este tipo de conferencia generalmente requiere una computadora y un monitor de visualización. Por lo general, también se necesitan dispositivos de entrada como un mouse y un teclado, aunque algunos sistemas pueden usar equipos de entrada más especializados. Toda esta tecnología de videoconferencia generalmente está conectada a una red para permitir que el usuario se conecte con otros usuarios y reciba los datos enviados por el anfitrión.
El software es un tipo importante de tecnología de videoconferencia. Se pueden utilizar diferentes programas para permitir que los miembros individuales de una conferencia se conecten entre sí y se comuniquen. Estos programas pueden permitir que un solo host proporcione contenido de audio y video para otros clientes, o permitir que múltiples personas se vean y escuchen entre sí mientras se comunican en tiempo real.
Algunas tecnologías de videoconferencia también pueden incluir otros programas utilizados para crear videoconferencias. Si se graba una conferencia y luego se proporciona en línea para otros, entonces se puede usar un software de edición para crear el archivo final de la conferencia. También se pueden usar otros programas para agregar animaciones o gráficos informativos a una presentación de video.