Los trabajos de secretario en prácticas están disponibles en casi todos los tipos de empresas y organizaciones, así como en muchas agencias gubernamentales locales y nacionales. Se requiere que las secretarias sean competentes en una variedad de tareas, desde la creación de informes y la programación de eventos hasta la desactivación de situaciones de trabajo volátiles. Muchas habilidades de secretaria se perfeccionan y perfeccionan con el tiempo a través de la experiencia práctica, por lo que muchos trabajos de secretaria en prácticas ofrecen experiencia en el mundo real para los futuros secretarios.
Las habilidades telefónicas son críticas para todo el personal que trabaja para una empresa u organización, pero especialmente para las secretarias debido al contacto frecuente con clientes, clientes y compañeros de personal. Muchos trabajos de secretario en prácticas incluyen tareas de centralita, donde el alumno pasará la mayor parte del día de trabajo contestando teléfonos, respondiendo preguntas e interactuando con los clientes. A medida que el aprendiz aprende el sistema telefónico, los empleados y los productos de la compañía, es posible que gradualmente se le asignen tareas adicionales para dominar. Si tiene éxito, el alumno puede ser destetado gradualmente de la centralita y colocado en una posición más avanzada.
Las tareas de recepcionista, como saludar a los clientes, programar citas y tomar mensajes, son tareas típicas que se le asignan a un secretario en formación. Estas habilidades básicas son críticas para convertirse en una secretaria exitosa. Escribir a menudo es una parte importante de los trabajos de secretaría, y los trabajos de secretario en prácticas suelen estar cargados de una variedad de tareas de escritura. Un aprendiz puede unirse a una empresa o empresa y ser uno de los muchos aprendices en un grupo de mecanógrafos. La presentación es otra tarea de oficina que a menudo recae en los alumnos para realizar.
Algunos trabajos de secretaria en prácticas pueden conducir rápidamente a la promoción. Por lo general, estos son puestos de aprendiz que trabajan bajo una secretaria establecida que se está preparando para dejar la empresa o aceptar un ascenso. Como las secretarias son un componente crucial en la fuerza laboral, una promoción a menudo depende de la capacitación exitosa de un reemplazo. A menudo se prefieren los trabajos de aprendices que trabajan para una secretaria saliente, ya que el capacitador puede compartir el conocimiento que ha aprendido para dominar los deberes y las habilidades necesarias para tener éxito en el puesto.
Muchas secretarias legales comienzan sus carreras en puestos de secretario en prácticas. Esto le permite al empleador monitorear de cerca el flujo de trabajo y la eficiencia, así como evaluar el potencial del aprendiz. Los hospitales, las empresas manufactureras y las agencias de seguros a menudo ofrecen trabajos de secretaria en prácticas. Los diferentes departamentos de una empresa también pueden utilizar secretarios en formación, incluidos recursos humanos, ventas y contabilidad. Algunos puestos de secretario en prácticas también se ofrecen dentro de la industria de la música, en las principales universidades y con organizaciones sin fines de lucro.