En cada negocio, hay un equipo que se usa constantemente a diario: la fotocopiadora. La fotocopiadora es una de las utilidades de oficina más vendidas, y hasta el día en que tengamos la oficina sin papel, seguirá siéndolo. Una buena fotocopiadora puede ser una ayuda para su negocio de muchas formas. Hay una serie de puntos de control a tener en cuenta al considerar qué fotocopiadora se adaptará mejor a sus requisitos.
El tipo de fotocopiadora que necesitará depende del volumen y tipo de copia que haga cada día. Es posible que solo requiera que se copie una pequeña cantidad de documentos, como cuentas o facturas, que se envíen, o es posible que deba copiar volúmenes más altos de impresión, como correos electrónicos. Las fotocopiadoras vienen en una variedad de tamaños y las velocidades de copia varían, pero la mayoría de las fotocopiadoras tienen algunas funciones básicas que son universales.
Las fotocopiadoras utilizan una lente ligera para duplicar documentos; la tecnología original es analógica, aunque las fotocopiadoras digitales se están volviendo populares. Las fotocopiadoras digitales permiten al usuario imprimir copias en color convirtiendo los datos visuales del documento original en código de computadora. El código de computadora luego programa la impresora láser que crea la copia final.
La claridad de la copia depende de la resolución de la fotocopiadora. La resolución de la fotocopiadora determina la calidad y nitidez de una imagen. Esto se mide en puntos por pulgada (DPI). Las fotocopiadoras con 500 DPI tienen 500 x 500 puntos por pulgada cuadrada. Muchas fotocopiadoras pueden ofrecer una resolución extremadamente alta, pero solo son útiles para personas como los diseñadores, que necesitan impresiones muy detalladas.
La cantidad de copias que realiza cada día debe determinar el tamaño de la fotocopiadora que está considerando. Si su fotocopiadora está en uso constante todos los días, entonces debería considerar una fotocopiadora con una bandeja de gran capacidad. Estas bandejas más grandes pueden contener más de 1,000 hojas y son útiles para evitar tener que rellenar constantemente la fotocopiadora. La mayoría de las fotocopiadoras tienen capacidad para 1,000 hojas, lo que es adecuado para el usuario moderado.
Si su empresa crea documentos que deben encuadernarse, debe buscar la función de cambio de imagen. Esto permite al usuario ajustar la imagen para la encuadernación. También debe tener en cuenta que algunas máquinas tienen funciones de grapado y clasificación que puede ajustar para que funcionen automáticamente.
Otro punto a tener en cuenta es la función de páginas por minuto. Esto determina cuántas páginas imprime su fotocopiadora por minuto. Cuanto mayor sea el número de páginas, más rápida será la velocidad de su fotocopiadora. Si necesita ampliar o reducir documentos, busque las funciones de ampliación / reducción y zoom.
La cantidad de funciones que puede tener una fotocopiadora varía mucho. Las fotocopiadoras multifuncionales modernas también pueden actuar como máquinas de fax, dispositivos de almacenamiento digital y escáneres de computadora, con información almacenada en un disco duro. La fotocopiadora se puede conectar a la red informática de su oficina para que pueda imprimir directamente desde su computadora sin moverse de su asiento. Lo más importante a recordar es el tamaño. Si tiene una oficina pequeña, no elija una fotocopiadora de tamaño industrial, a menos que desee que también funcione como escritorio de su oficina.