El correo automatizado es una herramienta de negocios que permite procesar grandes volúmenes de correo con relativa facilidad. Algunas compañías utilizan equipos y personal para manejar el procesamiento de correo en esta escala, mientras que otras subcontratan estas funciones a proveedores que se enfocan específicamente en manejar campañas de correo directo, distribución regular de piezas de correo a clientes y otros proyectos en curso. El objetivo del correo automatizado es procesar el correo de manera rápida y eficiente, reduciendo así los gastos asociados con la creación y distribución de cada unidad.
Un ejemplo del uso del correo automatizado es la creación y ejecución de una campaña de correo directo. Con el fin de acelerar el proceso de envío de grandes volúmenes de piezas promocionales como cartas o postales, el autor a menudo utilizará métodos electrónicos para abordar, clasificar y preparar las piezas para el envío. Estos incluyen el escaneo de correo, la creación de fax complementario y mensajes de correo electrónico como parte de la campaña, y la distribución de estos formatos electrónicos junto con las piezas de correo directo.
El software de la computadora se utiliza para generar etiquetas de correo o para imprimir nombres y direcciones de destinatarios en las piezas mismas. Las máquinas de clasificación permiten segregar las piezas por código postal, lo que a su vez facilita el uso de las tarifas de correo masivo. Muchas estrategias de correo automatizado también utilizan la tecnología de impresión láser para aplicar la cantidad de franqueo adecuada como parte del proceso de clasificación, lo que permite que las piezas estén listas para enviarse por correo en un período de tiempo relativamente corto.
El beneficio del correo automatizado es que es posible preparar y enviar decenas de miles de piezas de correo en una fracción del tiempo que llevaría preparar esas mismas piezas a mano. Dependiendo de la naturaleza de las piezas de correo, el uso de herramientas automatizadas permitiría a una empresa procesar más piezas en una hora de lo que un equipo de diez a quince personas podría procesar en varios días hábiles. Esto se traduce en ahorros sustanciales para la empresa, además de liberar recursos valiosos de personal para enfocarse en otros aspectos importantes de la operación.
Mientras que algunas compañías eligen crear su propia instalación de clasificación de correo internamente, otras eligen usar servicios de correo automatizados para manejar sus campañas de correo directo y otros correos masivos. Muchas de estas compañías mantienen listas para sus clientes, así como pruebas de documentos preparados para campañas anteriores. Esto hace posible que el cliente pueda armar rápidamente una nueva campaña de correo directo utilizando elementos de correos masivos anteriores, con un costo relativamente bajo. Dado que muchos de estos servicios cobran una tarifa plana por pieza que incluye impresión, revisión, direccionamiento, envío postal e incluso entrega a la oficina de correos, es muy fácil calcular el costo del proyecto de envío en cuestión de minutos.
Otra ventaja de usar un servicio de correo automatizado es que muchos ofrecen descuentos por volumen. A medida que el cliente elige enviar más copias de la misma pieza, la tasa por envío disminuye. Esto puede permitir a las empresas refinar aún más sus costos de publicidad por correo directo, o incluso enviar piezas de correo a clientes existentes de manera continua.
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