El vencimiento de las cuentas por pagar es un término que se refiere a la cantidad de tiempo que una empresa tarda en saldos pendientes debido a sus acreedores y proveedores. A diferencia del vencimiento de las cuentas por cobrar que rastrea el período de tiempo que los clientes toman para remitir los pagos de las facturas emitidas, el vencimiento de las cuentas por pagar se centra en cómo la empresa establece y gestiona el pago de las deudas adeudadas por el negocio. La idea general detrás de este proceso de envejecimiento es identificar posibles problemas que podrían conducir a la evaluación de los cargos por pagos atrasados y otras tarifas que aumentarían los gastos de la empresa, y organizar el calendario de pagos para que se pague la mayor cantidad de deuda posible condiciones.
Si bien se utilizan diferentes estrategias para administrar el vencimiento de las cuentas por pagar, la mayoría de las empresas estructurarán un proceso que tenga en cuenta dos elementos clave. Primero, el proceso debe considerar los términos asociados con cada una de las deudas pendientes. Esto significa saber cuáles de los proveedores tienen condiciones de pago de 30 días y cuáles proporcionan períodos de pago más largos. Utilizando esos términos como base para organizar el cronograma de pagos, la compañía puede crear un procedimiento continuo que garantice que los pagos se emitan de manera tal que los proveedores los reciban a tiempo para recibirlos y registrarlos en sus cuentas dentro de los términos de pago. Esto significa que esos proveedores no aplican cargos por mora ni cargos por intereses adicionales a los saldos de las cuentas, lo que efectivamente ahorra dinero a la empresa.
El segundo aspecto del vencimiento de las cuentas por pagar debe tenerse en cuenta al diseñar el cronograma de vencimiento de las cuentas por pagar es la necesidad de equilibrar los niveles de pago con el inventario terminado. Esto simplemente significa que los pagos se emiten a los proveedores en línea con la venta del inventario terminado, de modo que el dinero de las ventas se puede utilizar para liquidar las deudas incurridas como parte de la operación comercial. Aquí, se debe tener cuidado para negociar las condiciones de pago con los proveedores que estén en línea con el cambio típico en la producción y las ventas de productos terminados.
Cuando se maneja con éxito, el vencimiento de las cuentas por pagar minimiza la posibilidad de llevar una deuda significativa que está fuera del alcance de los términos de pago. Esto, a su vez, ayuda a proteger la integridad de las relaciones con los proveedores y permite que la empresa disfrute de una calificación crediticia favorable. Al mismo tiempo, se evita la acumulación de una gran cantidad de recargos o multas por esas facturas pendientes, lo que a su vez ayuda a mantener un poco más saludable el resultado final de la empresa.
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