El inventario perpetuo es un método para mantener registros de inventario que se basa en actualizar esos registros en tiempo real. Como resultado, la información siempre está actualizada, lo que proporciona un reflejo preciso de los productos disponibles actualmente. Esto contrasta con otros sistemas que dependen del conteo periódico del inventario para determinar la cantidad total de bienes en el inventario. El método de inventario perpetuo es extremadamente popular en entornos minoristas donde la información en tiempo real sobre el estado del inventario es valiosa para mantener existencias adecuadas de los artículos más vendidos.
En una empresa que usa inventario perpetuo, cada vez que se reciben bienes, se ingresan inmediatamente en el inventario. Un departamento de envío y recepción abre los artículos entrantes, los escanea en el inventario y confirma que los pedidos son precisos. Si se descubren discrepancias, como elementos en la factura que no están en la caja, se notan para que se pueda presentar una disputa con la compañía que completó el pedido.
Cuando los bienes se agotan del inventario, se deducen inmediatamente del registro de inventario para mostrar que ya no están disponibles. Muchos registros de inventario perpetuo están diseñados para combinarse con un sistema de punto de venta. Esto permite que los recuentos en el registro de inventario se ajusten automáticamente en el momento de una venta.
El advenimiento de los sistemas de inventario computarizados en la década de 1970 convirtió el inventario perpetuo en un método realista de seguimiento del inventario. Muchos sistemas generan estadísticas, lo que permite a las personas ver cuánto tiempo permanecen los artículos en el inventario, rastrear los artículos que se venden rápidamente y examinar otros datos que pueden ser importantes para tomar decisiones de pedido. También es posible configurar pedidos recurrentes o activadores automáticos, como un pedido que se enviará automáticamente cuando el stock de un artículo popular caiga por debajo de una cierta cantidad.
Se pueden desarrollar discrepancias entre los registros en el inventario perpetuo y los artículos reales en el estante. El inventario puede perderse, ser robado o dañado, y los empleados pueden cometer errores al escanear artículos en el inventario o venderlos. Las empresas que usan este método generalmente planean reservar un día de inventario cada pocos años para cerrar la tienda y revisar todo el inventario para alinearlo con los registros. Las empresas con altas tasas de pérdida debido al robo pueden realizar un inventario manual con mayor frecuencia para mantener sus registros lo más actualizados posible. Los ajustes realizados al inventario también se pueden usar para generar estadísticas; un programa puede mostrar, por ejemplo, que un artículo es robado con más frecuencia de lo que se vende.
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