Hay dos tipos principales de software de adquisiciones: adquisiciones electrónicas o gestión logística. El software de adquisiciones suele formar parte de una solución o paquete de contabilidad de planificación de recursos empresariales (ERP). La mayoría de los proveedores de software ofrecen una solución totalmente integrada que incorpora la actividad de compras en el sistema de contabilidad. El beneficio de este tipo de software es la capacidad de informar con precisión sobre todos los compromisos financieros en cualquier momento.
Adquisición o compra es toda actividad relacionada con la adquisición de bienes y servicios para uso de la empresa. Un sistema de adquisiciones estándar permite a los usuarios crear solicitudes de compra, recibos de mercancías, órdenes de compra y facturas. Las devoluciones de mercancías, las notas de crédito y la confirmación de entrega son opciones que a menudo se incluyen en este tipo de software. El mejor software de adquisiciones incluye una importante funcionalidad de generación de informes, flujos de trabajo de aprobación automatizados y seguimiento de compromisos.
La adquisición electrónica, o e -curement, es un software de adquisición que se utiliza para comprar bienes de otros proveedores a través de sus sitios web. Normalmente, el usuario inicia sesión en una solución de adquisición electrónica interna conectada al software de contabilidad. El usuario puede seleccionar de una lista de proveedores aprobados y buscar productos en sus catálogos. Al seleccionar los productos, los artículos se anotan en el software de adquisición electrónica.
Se requiere que el usuario asigne las cuentas internas a los artículos en el carrito de compras. A continuación, se activa el proceso de aprobación interno, normalmente con correos electrónicos automáticos o herramientas relacionadas. Una vez aprobada, se envía una orden de compra electrónica al proveedor. Cuando se reciben los artículos, el usuario vuelve a iniciar sesión en el sistema de aprovisionamiento electrónico para procesar la entrada de mercancías.
El proceso de facturación electrónica permite a las empresas aprobadas enviar sus facturas directamente al cliente de forma electrónica. La mayoría de los sistemas tienen un proceso automático para garantizar que solo los pedidos que se hayan recibido se envíen para el pago. Otras empresas exigen que todas las facturas se revisen y aprueben manualmente antes de procesarlas para el pago.
El software de adquisiciones electrónicas ha experimentado un gran crecimiento en los últimos cinco años y se espera que continúe creciendo. Existen ahorros significativos disponibles para las instituciones que implementan adquisiciones electrónicas. Los ahorros son tanto ahorros en dólares debido a la reducción del tiempo para procesar las facturas como ahorros en dólares debido a la reducción del tiempo del personal requerido para procesar un pedido. El software de adquisiciones estándar es un mecanismo de control de uso común para rastrear la actividad de gasto y monitorear los precios que cobran los proveedores, así como para garantizar que se sigan las políticas.