El software de diseño de oficina actúa de manera similar a muchos productos de software de diseño de interiores, ya que facilita la creación fácil de diseños y diagramas de oficina avanzados, además de permitir funciones básicas relevantes para las tareas de oficina comunes. En lugar de que los usuarios confíen en sus habilidades y reglas artísticas inherentes, el software de diseño de oficina contiene la capacidad de trabajar a partir de plantillas preexistentes. Por lo general, también tiene la capacidad de incorporar íconos y elementos de diseño comunes con solo unos pocos pasos.
Por ejemplo, una pieza de software de diseño de oficina muy respetada y aclamada por la crítica es SmartDraw 2009. Existen plantillas para todo tipo de actividades relacionadas con la oficina, como diagramas de flujo, diagramas y gráficos, planos de planta y planos de paisaje. Dentro de todas estas plantillas, el programa otorga la capacidad de personalizar cada plantilla según las especificaciones exactas del usuario.
Un buen software generalmente contiene una biblioteca profunda de símbolos e íconos comúnmente reconocidos que aparecen en entornos de oficina, y la capacidad de conectar esos íconos de una manera simple e intuitiva. Para crear un plano de planta, por ejemplo, los usuarios eligen un símbolo y luego lo colocan en el lugar apropiado del documento. Después de elegir un segundo símbolo y colocarlo en la ubicación correcta, el software crea líneas aplicables, o «conectores», que demuestran la interoperabilidad entre los dos iconos.
Para permitir una creación más sencilla y una comprensión objetiva de los planos de planta, el software suele mostrar los parámetros y las dimensiones de cada sección del plano. Las dimensiones suelen ser personalizables para reflejar diferentes tipos de medidas. Sin embargo, el software no solo mide las paredes, sino también el área y el volumen. Esta función es compatible con los diseñadores que desean planificar la instalación de alfombras, por ejemplo.
Los programas más costosos generalmente agregan opciones para insertar muebles en un plano, lo que permite diseños y diagramas más meticulosamente organizados. Las oficinas contienen más que planos de planta, por lo que el mejor software de diseño generalmente contiene la capacidad de manejar otras tareas, como diagramar operaciones de red. Analizado aún más, el software de diseño de oficina puede incluso permitir la creación de diagramas de software de computadora.
Algunos programas también presentan opciones relevantes para tareas de oficina frecuentes. Esto puede incluir la creación de una hoja de cálculo de inventario o el diagrama de un cronograma del proyecto. Estas características no son inherentes a todos los programas, pero los de gama alta suelen adaptarse a dichos avances.
El software de diseño de oficina puede ser de naturaleza minimalista, solo implica tareas simplistas requeridas por diseñadores novatos, o el software puede ser extenso, lo que permite diseños para multitud de proyectos y tareas relacionados con la oficina. Por lo general, la diferencia se puede ver en el precio. Sin embargo, elegir el mejor producto depende en gran medida de las intenciones de los usuarios. Existen diseños de oficina simples en la mayoría del software, pero la acomodación de tareas adicionales solo existe en los productos más elaborados.