El software de gestión de activos es un producto de software diseñado para ayudar a las personas a realizar un seguimiento de sus activos. Este software puede ser utilizado tanto por empresas como por particulares. Varias empresas de software fabrican programas de esta naturaleza, incluidas versiones diseñadas para aplicaciones especiales. Muchos ofrecen demostraciones gratuitas para las personas que deseen experimentar con el software antes de realizar una compra.
Los usuarios pueden emplear software de gestión de activos para rastrear activos físicos fijos y móviles que van desde bienes raíces hasta automóviles de empresa. Además, dicho software se puede utilizar para administrar cuentas bancarias, valores y otros activos financieros. El software incluye la capacidad de crear perfiles para cada activo para proporcionar una instantánea e integrar información de manera significativa.
El software de gestión de activos contiene espacios para mostrar qué es un activo, dónde está ubicado, quién está autorizado para usarlo, cuándo fue adquirido y el costo de adquisición. Esta información se puede utilizar para monitorear físicamente el activo, incluida la programación del mantenimiento. Además, el software se puede utilizar para fines fiscales. Este software genera información sobre la depreciación y otros asuntos relacionados con los impuestos que se pueden incluir en las declaraciones de impuestos y, en algunos casos, el software interactúa directamente con el software de contabilidad para completar esta información automáticamente.
El potente software de gestión de activos puede funcionar con códigos de barras o etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID) para proporcionar una forma de realizar un inventario y un seguimiento de los activos físicos rápidamente. Los sistemas que brindan esta funcionalidad pueden escanear activos dentro y fuera del sistema y rastrear activos a medida que se mueven de un lugar a otro. El software que admite esta opción puede ser una adquisición valiosa incluso si las personas piensan que no lo usarán de inmediato. Los usuarios siempre pueden cambiar de opinión y comenzar a codificar de barras o etiquetar activos en el futuro.
Algunas cosas a considerar al comprar software para la gestión de activos incluyen el sistema operativo en el que se utilizará, los términos de la licencia del software y el nivel de soporte ofrecido por el fabricante. También puede ser útil usar un producto de demostración o pedir permiso a una empresa que actualmente usa el software para explorar su software y ver cómo funciona en el campo.
El término «software de administración de activos» se usa a veces para referirse específicamente al software que se usa para administrar computadoras, impresoras y otros dispositivos conectados a una red informática. En este sentido, el software realiza un seguimiento de los activos físicos en la red, sus usuarios y sus patrones de uso. Los profesionales de tecnología de la información utilizan el software de administración de activos para rastrear y administrar redes y asegurarse de que estén operando de manera segura y eficiente.