Las guarderías pueden ser lugares caóticos, por lo que muchos proveedores de guarderías buscan programas de computadora para ayudar a optimizar sus negocios. Se han desarrollado programas de software de programación de guarderías para satisfacer esta creciente necesidad. Estos programas no solo programan el año escolar mediante la organización de excursiones, días festivos, días de capacitación, etc., sino que rápidamente se están convirtiendo en algo imprescindible para estos negocios agitados. Hay programas de software de programación de guarderías disponibles con muchas características ya integradas, así como programas básicos que se pueden personalizar agregando módulos específicos para satisfacer sus necesidades.
Una función del software de programación de guarderías es organizar la información de la familia del cliente en informes útiles que permiten a los propietarios brindar un mejor servicio a sus clientes. La mayoría de los programas se pueden personalizar para incluir informes que rastrean la asistencia, la proporción de alumnos por maestro y los horarios de entrada y salida de un niño. Los mensajes individuales y grupales pueden ingresarse en la “cuenta” de un niño y entregarse cuando un padre cierra la sesión del niño. También se puede realizar un seguimiento de los cumpleaños, así como las hojas de lista y las listas de administración de comidas.
Una de las principales preocupaciones de la mayoría de los propietarios de guarderías es mantener un entorno seguro y saludable para sus hijos. Algunos programas de software de programación de guarderías permiten a los propietarios realizar un seguimiento de las alergias y las instrucciones médicas especiales. Otra característica opcional es un sistema de apertura de puertas que integra la seguridad con el programa. Algunos programas tienen la capacidad de almacenar fotografías de niños y adultos autorizados.
Otra función de un buen programa de software de programación de guarderías es una función de contabilidad, que también se puede integrar en algunos programas de software de gestión financiera. Esta función generalmente incluye facturación, que permite al propietario administrar tarifas de facturación, descuentos, cargos y pagos. Los propietarios pueden crear facturas personalizadas, comprobantes de depósito y extractos de fin de año. La capacidad de recibir pagos electrónicos es otra característica que facilita el proceso de contabilidad para un propietario ocupado. Para el propietario que hace su propia nómina, algún software de programación de guarderías puede crear cheques de nómina, servir como un reloj y analizar la proporción de estudiantes por maestro.
Incluso si su guardería es pequeña o tiene varias ubicaciones, un programa de software de programación de guarderías puede brindarle más tiempo para cuidar a los niños en lugar de molestarse con las tareas administrativas.