Existen muchos sistemas diferentes en el «back office» de una gran empresa, que incluye planificación, fabricación, distribución, envío y contabilidad. La planificación de recursos empresariales (ERP) es un sistema que integra todas estas funciones en un solo sistema, diseñado para satisfacer las necesidades de cada departamento diferente dentro de la empresa. ERP es más una metodología que una pieza de software, aunque incorpora varias aplicaciones de software, reunidas bajo una única interfaz integrada.
Un sistema ERP abarca varios departamentos en una corporación, y en algunos casos un ERP también trascenderá el límite corporativo para incorporar también sistemas de socios y proveedores, para incorporar funciones adicionales como la gestión de la cadena de suministro. Debido a que es tan vasto y abarcador, el sistema ERP va mucho más allá de ser una simple pieza de software. Cada implementación es única y está diseñada para corresponder con los diversos procesos comerciales del implementador. Una implementación de ERP puede costar millones de dólares para crear, y puede tardar varios años en completarse.
Es probable que un sistema ERP represente la inversión de TI más grande de una empresa, por lo que algunas empresas prefieren implementar ERP de una manera más incremental en lugar de a la vez. Algunos proveedores de ERP proporcionan unidades de software modulares junto con una interfaz unificada para permitir este enfoque gradual.
Independientemente de cómo lo aborde una empresa, ERP seguramente traerá cambios significativos en la forma en que una empresa hace negocios. Juega con los flujos de trabajo y altera los procesos de larga data. Las empresas a menudo encuentran resistencia por parte de los empleados que son reacios a abandonar sus métodos probados. Los empleados también pueden temer por sus trabajos; Dado que ERP realiza cambios tan radicales en los procesos comerciales, no es inusual que las descripciones de trabajo cambien o se eliminen por completo.
Sin embargo, una vez implementado, el sistema ERP ofrece enormes ventajas. Debido a que todos los sistemas están unidos, todos los departamentos pueden compartir información más fácilmente. El flujo de trabajo que se lleva a cabo entre los departamentos puede ser mucho más automatizado y, en última instancia, los clientes están mejor atendidos porque la persona que usa las aplicaciones orientadas al cliente tendrá acceso a cada bit de información sobre cada proceso relevante. Por ejemplo, alguien en ventas fácilmente podría iniciar sesión en un solo sistema para determinar el estado de un pedido de un cliente que todavía está en fabricación. Sin embargo, todo esto tiene un costo; los costos de capacitación son altos porque los empleados no solo deben aprender a usar un nuevo software, sino que también deben aprender nuevos procesos.
Hay muchas razones por las que una empresa realiza una implementación de ERP. El sistema ERP integra información, como información de pedidos y datos financieros. Puede acelerar el proceso de fabricación al automatizar los procesos y el flujo de trabajo, y como resultado, también reduce la necesidad de llevar grandes inventarios. Aunque los costos iniciales pueden ser suficientes para dar pesadillas al CFO, al final, si se implementan correctamente, las recompensas le darán a la compañía que implementa el sistema una ventaja competitiva importante.
Inteligente de activos.