La autoridad aparente es básicamente una forma de autoridad en la que se considera que alguien representa a una agencia más grande y puede actuar en nombre de esa agencia, independientemente de si esta autoridad realmente existe o no. Por lo general, se utiliza con referencia a las grandes empresas y con respecto a qué personas dentro de esa empresa pueden hacer acuerdos con otros en nombre de esa empresa. Un empleado de un gran minorista en una caja registradora, por ejemplo, puede no tener autoridad real para establecer precios para los clientes, pero puede tener una autoridad aparente para que los clientes puedan hacerlo.
La cuestión de la autoridad aparente suele surgir con respecto a las grandes organizaciones y a quién se le permite representar a esas organizaciones ante otras. Las empresas que contratan consultores o terceros para realizar diversas tareas pueden, por lo tanto, extender la autoridad aparente a esas personas sin otorgarles ningún poder real. Esto permite que alguien que trabaja en una empresa negocie condiciones comerciales, como establecer políticas de precios para clientes individuales, incluso si realmente no tiene la autoridad para hacerlo. Dicha autoridad se puede establecer de varias maneras diferentes, pero generalmente se basa en que alguien sea empleado de una empresa, use ropa oficial o conduzca vehículos oficiales y tenga tarjetas estacionarias o de presentación de una empresa con su nombre.
La autoridad aparente contrasta con la autoridad real, en la que a una persona se le otorga específicamente la autoridad para actuar de ciertas formas en nombre de una agencia en particular. Los empleados de una empresa suelen tener ciertos tipos de autoridad real para comportarse de cierta manera y realizar algunos tipos de negocios. La autoridad aparente también se puede crear cuando alguien deja una empresa en la que anteriormente tenía autoridad real, pero continúa actuando como si esa autoridad todavía existiera, a menudo llamada autoridad aparente persistente.
Sin embargo, para que la autoridad aparente sea legalmente vinculante, la agencia que una persona intenta representar debe indicar que dicha autoridad existe. Esto no hace que la autoridad sea real, pero demuestra que la agencia ha dado su consentimiento para que se establezca esta autoridad. Si la agencia tiene conocimiento de este tipo de autoridad y no la apoya o consiente, entonces no se ha establecido y la agencia no se hace responsable de las acciones del individuo. Cuando dicha autoridad se establece sin que la agencia tenga conocimiento de ello, la agencia también puede oponerse a una acción en su contra sobre la base de que nunca hubo una base para que esa autoridad fuera aparente.