La contabilidad de la oficina es el proceso de mantener los registros financieros de una oficina; es muy parecido a la contabilidad, pero a menudo es un poco más simplista. A diferencia de los contadores, a las personas que hacen contabilidad para una oficina a menudo no se les exige tener una licencia específica, aunque, por supuesto, la experiencia en contabilidad o contabilidad empresarial es muy beneficiosa. La contabilidad de la oficina requiere registros cuidadosos de cada gasto, así como de todos los ingresos que genera la oficina; los registros siempre deben mantenerse actualizados y cuidadosamente equilibrados regularmente para garantizar que no se hayan cometido errores.
La contabilidad de la oficina se utiliza para realizar un seguimiento de las pérdidas en las que incurre la empresa, así como de las ganancias obtenidas durante todo el año. Esta información es utilizada por la propia empresa, así como a efectos fiscales. Es muy importante hacer una contabilidad cuidadosa de la oficina para fines fiscales, ya que esto determina la cantidad de impuestos que la empresa debe. Además, el Servicio de Impuestos Internos puede solicitar los registros de contabilidad para resolver cualquier discrepancia en una declaración de impuestos presentada. Si los registros son inexactos, esto puede conducir a graves consecuencias legales.
La información incluida en los registros de contabilidad de la oficina incluye todas las transacciones que tiene la oficina. Esto incluye transacciones en efectivo, cheques o tarjetas de crédito con clientes; pagos de nómina a empleados; cualquier pago realizado a proveedores que suministran artículos a la oficina; ventas diarias o ingresos; y cualquier otra transacción financiera que tenga lugar. El método con el que se guardan los libros ciertamente variará en las diferentes oficinas, dependiendo de la naturaleza del negocio, pero es mejor desarrollar un método claro que todos entiendan y luego seguirlo.
Hay algunas maneras diferentes en que se puede hacer la contabilidad de la oficina. Algunas oficinas contratarán a un contable únicamente para hacer este trabajo, y otras contratarán a un contador si las finanzas son más complicadas. Algunas oficinas serán responsabilidad de varios empleados diferentes y mantendrán registros de contabilidad a través de un programa de computadora. Cualquiera de estos métodos puede funcionar, pero nuevamente, la precisión es de suma importancia cuando se consideran las prácticas de contabilidad de la oficina. Los registros de contabilidad pueden ser examinados por el propietario o gerente de la empresa para determinar las áreas donde se pueden reducir los gastos, o donde se deben hacer otros cambios.