La facturación centralizada es una técnica de adquisición en la que las compañías independientes compran inventario de un mayorista en lugar de proveedores individuales. Este popular método de negocios permite a las empresas aprovechar el poder de compra colectiva, lo que resulta en descuentos de precios a granel. La facturación centralizada no solo ayuda a las tiendas a mantener los precios bajos y las ganancias altas, sino que también simplifica el proceso administrativo y de facturación tanto para las empresas como para sus proveedores.
En un escenario de facturación tradicional, las tiendas hacen un inventario de proveedores individuales. Por ejemplo, una tienda de conveniencia recibe entregas de bebidas, alimentos, dulces, leche y otros productos. Es probable que esta tienda compre solo una pequeña cantidad de cada uno de estos productos y, por lo tanto, reciba muy pocos descuentos de los proveedores. El dueño de la tienda se ve obligado a rastrear cada una de sus cuentas por separado y escribir docenas o cientos de cheques cada mes para cada proveedor. El proveedor también debe tratar con un gran número de compradores, incluida la facturación y el cobro de cada negocio individual.
Un escenario de facturación central permite a las empresas comprar y vender bienes utilizando un proceso mucho más simple. Bajo facturación central, un mayorista actúa como intermediario entre minoristas y proveedores. Cada tienda que trabaja con este mayorista mantiene su propia cuenta separada, a la que puede facturar todo el inventario del mes. Al final del mes, cada proveedor envía al mayorista una factura única por todas las entregas a las tiendas que representa este mayorista. El mayorista a su vez envía una sola factura a cada tienda, que refleja todas las compras realizadas en la cuenta de esa tienda durante todo el mes.
Para tiendas y negocios individuales, la facturación central simplifica enormemente el proceso de contabilidad cada mes. La tienda escribe solo un cheque al mayorista en lugar de escribir cheques a cada proveedor. Para los proveedores de productos, la facturación central elimina la necesidad de recolectar y procesar cheques de cada tienda, y le permite al proveedor procesar un cheque del mayorista cada mes. Al utilizar un mayorista, los proveedores también reducen el tiempo y el dinero gastados en cobros, así como el riesgo de impago.
Desde el punto de vista del proveedor, el mayorista está comprando grandes cantidades de bienes en comparación con los pequeños volúmenes comprados por tiendas individuales. Esto alienta a los proveedores a ofrecer descuentos basados en estas compras de alto volumen en un esfuerzo por mantener el negocio del mayorista. Estos descuentos mantienen los precios bajos y permiten que las tiendas sigan siendo rentables mientras siguen pagando al mayorista por sus servicios.
En muchas aplicaciones de facturación central, el mayorista sirve como intermediario entre el proveedor y el comprador. Sin embargo, en algunos casos, este mayorista puede decidir actuar como una especie de almacén. En lugar de simplemente manejar las facturas, el mayorista compra bienes a granel y los vende a las tiendas, lo que genera mayores márgenes de beneficio para la empresa mayorista.
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