La gesti?n de facturas es una funci?n comercial interna responsable de gestionar documentos de vendedores o proveedores. Las facturas representan un documento fuente en contabilidad. Los documentos fuente resumen informaci?n espec?fica relacionada con una transacci?n financiera. Los proveedores generalmente brindan servicios externos como mantenimiento, servicios p?blicos, suministros de oficina o publicidad para empresas. Los proveedores representan a las empresas que proporcionan recursos econ?micos a las empresas. Los recursos econ?micos incluyen las materias primas y la mano de obra directa necesaria para producir bienes o servicios de consumo. Las empresas utilizan los procesos de gesti?n de facturas para garantizar que los vendedores y proveedores reciban el pago de manera oportuna.
Un proceso com?n de gesti?n de facturas es el sistema de correspondencia de tres v?as que se encuentra en las funciones de cuentas por pagar. Las ?rdenes de compra representan la informaci?n interna de la compa??a que proporciona a las personas autorizaci?n espec?fica para comprar art?culos de vendedores o proveedores. Por lo general, existen dos copias de las ?rdenes de compra en una empresa. Uno se env?a al vendedor o proveedor y el otro se retiene en el departamento de contabilidad de la compa??a. Este documento entra en juego m?s adelante durante el proceso de gesti?n de facturas.
Las empresas que utilizan software de tecnolog?a empresarial pueden utilizar copias electr?nicas de ?rdenes de compra. En lugar de mantener una copia en papel en un archivo, las compa??as pueden escanear esta informaci?n en una base de datos del servidor. Esto permite a las personas revisar o recuperar la orden de compra seg?n sea necesario. El software empresarial tambi?n puede aumentar la precisi?n de la informaci?n de la orden de compra.
El segundo documento en el sistema de gesti?n de facturas de tres v?as es el ticket de recepci?n. El boleto de recepci?n e indica que todos los bienes o servicios fueron recibidos por la compa??a de acuerdo con la orden de compra. La recepci?n de boletos es generalmente responsabilidad del almac?n de la compa??a o del personal administrativo. Se env?a una copia de la orden de compra y el boleto de recepci?n a la contabilidad para finalizar el pago de la factura.
Muchos vendedores y proveedores ofrecen a los clientes 30 d?as para pagar antes de evaluar las tarifas e intereses sobre los saldos impagos. Los empleados de cuentas por pagar archivar?n el boleto de recepci?n y la orden de compra en un archivo pendiente. Al recibir la factura final del proveedor que solicita el pago, el empleado de cuentas por pagar comparar? los tres documentos para asegurar que la informaci?n coincida. Hacer coincidir la informaci?n de cada documento es el quid del sistema de gesti?n de facturas de tres v?as. Las empresas rara vez pagan a vendedores o proveedores si los documentos no coinciden. Una vez que se complete el proceso de cuentas por pagar, los empleados cortar?n un cheque por la factura, solicitar?n la firma del propietario o el administrador apropiado y enviar?n el cheque por correo.
Las empresas pueden utilizar sistemas de gesti?n de facturas personalizados. Los propietarios y gerentes de negocios desarrollar?n un sistema que mejor respalde sus funciones administrativas y contables. Las organizaciones m?s grandes que reciben varios cientos de facturas cada mes pueden desear un sistema m?s simple que la combinaci?n tripartita. La gesti?n de facturas no requiere que todas las empresas utilicen el mismo sistema.
Inteligente de activos.